Software de vendas: o que é, como escolher o melhor para o meu negócio?

Hoje veremos o que é um software de vendas, como funcionam, quais características possuem e quais vantagens eles podem oferecer para o seu negócio.

Quando falamos em vender mais ou aumentar receita muitos já pensam em contratar novos vendedores, investir em campanhas de marketing e gerar mais demanda.

Esse é o caminho comum e ele dá resultados.

No entanto, um dos caminhos mais saudáveis - e com maior retorno sobre o investimento - para o crescimento comercial é investir em eficiência.

Só que “investir em eficiência” parece algo muito abstrato, né?

Então, vamos ver este exemplo de operação comercial:

No “cenário inicial” temos uma operação onde foram investidos 10 mil em marketing e que geraram mil leads qualificados. Depois que tais leads passaram pelo processo comercial, foi possível fechar 20 vendas que totalizaram 40 mil reais.

No “cenário 2” decidimos aumentar o investimento em marketing e foram gerados 2 mil leads qualificados.

Para fins didáticos estamos considerando uma geração de leads com 100% de eficiência. Na prática, a geração de leads não acompanha o investimento dessa forma.

Observe, porém, que quando aumentamos a carga de trabalho e o volume de leads no funil de vendas, a tendência natural é uma queda de eficiência (taxa de conversão).

Tal queda geralmente acontece porque a qualidade dos leads cai e os vendedores precisam dividir sua atenção entre mais oportunidades de venda.

Agora, observe abaixo o “Cenário 3”:

Pegamos os mesmos 10 mil reais do exemplo anterior e investimos 5 mil na geração de demanda e os outros 5 mil na eficiência da máquina de vendas.

Com o mesmo investimento do “Cenário 2”, conseguimos um resultado melhor, pois decidimos investir na operação comercial.

“Certo! Investir na eficiência da operação comercial é importante. Mas, como fazer isso?”

Toda operação comercial, por mais simples ou complexa, tem como base esses três pilares: Pessoas, Processos e Tecnologia (ou Ferramentas).

Investir em pessoas está ligado a:

• Como montar um time de vendas;

• Como treinar vendedores;

• Como montar um plano de carreira;

• Construção de uma cultura interna;

Esses são investimentos de longo prazo e se você quer se aprofundar nesse assunto eu recomendo este artigo: Treinamento de Vendas: como preparar o seu time para alta performance

Agora, quando falamos em investir em processos e tecnologia, ter um bom software de vendas é o primeiro passo.

Afinal, o que é um Software de Vendas?

Software de vendas é uma forma mais compacta de dizer software de gestão de vendas.

Outros sinônimos possíveis são sistema de gerenciamento de vendas ou CRM de vendas.

A definição de software de gestão de vendas refere-se a sistemas de gestão que permitem aos gerentes de vendas obter maior percepção dos principais indicadores de desempenho.

Assim, gestores são capazes de avaliar a saúde do negócio e tomar decisões de forma mais assertiva. Tal função é fundamental para um planejamento efetivo.

Além disso, tais sistemas dispõe de ferramentas que aumentam a eficiência e alavancam o desempenho operacional.

Isto é, a tecnologia é capaz de remover etapas burocráticas e tornar o processo de vendas mais simples, tanto para o cliente quanto para representantes.

Vendedores usam o sistema para gerenciar contatos, rastrear negócios, organizar tarefas e compromissos, enviar contratos e tudo mais que é necessário para impulsionar as vendas.

Tipos de Software de Vendas

De acordo com o porte da empresa, modelo de negócios adotado e características do cliente, cada empresa desenvolve o seu processo de vendas.

Sendo assim, o sistema de vendas também deve acompanhar tais características.

A seguir veremos alguns tipos de sistemas comerciais e quando devem ser adotados:

Venda simples: ERP e PDV

Vendas simples é o tipo de venda feito por vendedores em lojas tradicionais, como no shopping.

Geralmente se tratam de produtos com baixo valor, ciclo de vendas curto e poucas interações pessoais. As empresas que fornecem esses produtos são, em sua grande maioria B2C (Business-to-consumer)

Do ponto de vista operacional, o sistema de vendas adotado é o PDV. A sigla quer dizer Ponto de Venda, que também é conhecido como sistema de frente de caixa.

Esse sistema refere-se ao caixa onde os clientes pagam pelos produtos que compram e é responsável por registrar todas transações de venda.

Algumas funções do PDV:

• Emissão de nota fiscal do consumidor

• Trocas e Devoluções

• Fechamento de Caixa

• Controle de Estoque e financeiro

Do ponto de vista mais gerencial temos o ERP. Trata-se de uma sigla que significa Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial.

Esse é o principal sistema de gestão de grande parte das empresas, pois sua premissa é integrar vários setores em um único sistema. Principais módulos de um ERP:

• Faturamento;

• Vendas e Marketing

• Financeiro;

• Produção.

• Compras;

• Estoque;

• RH;

• Fiscal;

• Gestão de projetos;

Isto é, o ERP é um sistema que centraliza e organiza informações de toda a empresa, incluindo o monitoramento das vendas e os pedidos de compra.

Por fim, a tendência é o ERP e o PDV trabalharem de forma integrada no registro e gestão das vendas .

Para quem trabalha no e-commerce, alguns ERPs facilitam o trabalho e se integram aos maiores marketplaces do mercado.

Benefícios de sistemas como PDV e/ou ERP:

• simplificação de processos operacionais;

• união de inteligência e qualidade para as informações;

• controle de estoque e de custos;

• gestão integrada dos dados;

• controle e cumprimento dos prazos;

• aumento da produtividade.

Venda Complexa: CRM e SFA

A venda complexa, também conhecida como venda consultiva, é o tipo de venda que segue uma série de processos e com múltiplas interações com o representante comercial.

Geralmente se tratam de produtos de alto valor e alto impacto, ciclo de vendas longos e onde a interação pessoal é indispensável.

As empresas que fornecem tais produtos são, em sua grande maioria, B2B (Business-to-Business).

Nesse tipo de negócio a equipe de vendas possui um papel fundamental para o sucesso do negócio, pois os clientes são convertidos e as vendas são desenvolvidas através do relacionamento com o representante comercial.

Nesse cenário, surge o CRM.

CRM significa Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Trata-se de um sistema onde empresas gerenciam suas interações com clientes e potenciais compradores.

A ferramenta armazena dados como nome, e-mail, endereço, telefone e outros dados cadastrais, além de registrar os contatos feitos entre empresa e cliente (ligações, e-mails, mensagens de whatsapp e etc).

A partir do histórico do cliente no CRM, a equipe é capaz de traçar abordagens mais eficientes, oferecendo a melhor experiência possível aos clientes.

A gestão da carteira de clientes é a base de um CRM.

No entanto, com a evolução de estratégias de:

• Inbound Marketing;

• Outbound Marketing;

• Field Sales;

• E Inside Sales;

Os sistemas de CRM se desenvolveram e absorveram as funções do SFA.

“E lá vamos nós para outra sigla...”

SFA significa Sales Force Management ou automação da força de vendas.

O software de automação da força de vendas permite que você padronize os processos e atividades de vendas de sua empresa, desde o primeiro contato com o lead até a conversão em venda, junto com relatórios e análises de eficiência.

Este sistema permite gerenciar várias oportunidades de vendas em minutos no lugar das horas que levaria se você fizesse as coisas manualmente em uma planilha, por exemplo.

A principal ferramenta para a gestão das oportunidades é funil de vendas ou pipeline de vendas: uma representação em kanban do processo comercial, onde cada etapa do processo é uma coluna e cada card é uma negociação em andamento.

Com essa e outras funções do SFM, você pode analisar facilmente as métricas vitais, incluindo taxas de conversão, taxa de perda e ganho e tempo de espera.

Além disso, você tem a gestão visual e detalhada do desempenho de sua equipe de vendas em relação a produtos, atividades, criação de oportunidades, entre outras metas.

Pode se dizer que a união entre CRM e SFM originou os CRM de vendas modernos. Não é atoa que o maior e mais famoso CRM do mundo se chama Salesforce.

E, hoje, os CRMs modernos são nossos principais softwares de vendas.

Principais funções de um software de vendas

Como falamos anteriormente, os softwares de vendas atuais possuem várias funções e recursos integrados.

Veja agora as principais funcionalidades encontradas nos melhores CRMs do mercado:

1. Gestão de contatos

Cada ligação, e-mail e informação coletada ou qualquer ponto de contato com clientes e prospects são registrados e organizados para que todos da equipe tenham acesso.

Isso dá às equipes de vendas e marketing informações importantes em termos de origem dos leads, progressão na funil de vendas, e histórico do cliente.

2. Gestão de vendas e pipeline

Todas as informações de vendas ficam registradas no sistema e ao alcance dos usuários, o que torna muito mais fácil identificar e filtrar contas com base em diferentes critérios, como receita.

Assim, é possível planejar e executar estratégias específicas e orientar a equipe de vendas a qualquer momento. Isso ajuda a priorizar contas de forma eficaz, fechar mais negócios e reter a base de clientes existente.

• 3. Previsão de Vendas (Forcasting)

Essa função cria uma estimativa de fechamento para as oportunidades abertas. Previsões de vendas precisas permitem que as empresas tomem decisões de negócios informadas e prevejam o desempenho de curto e longo prazo.

A previsão de vendas dá uma ideia de como uma empresa deve gerenciar sua força de trabalho, fluxo de caixa entre outros recursos.

4. Módulos de proposta e geração de orçamento

Esta função é responsável por tornar o trabalho do vendedor menos burocrático e tedioso.

Ao invés de redigir propostas manualmente o CRM é capaz de usar os dados que foram inseridos para gerar propostas personalizadas automaticamente.

5. Voip - telefonia pelo computador

Algumas ferramentas de vendas permitem que os usuários realizem suas ligações diretamente pelo CRM.

Assim, é possível ter métricas mais detalhadas sobre prospecção por cold call e produtividade dos vendedores, por exemplo.

6. Métricas de vendas e relatórios precisos

Um bom sistema de vendas transforma dados confusos em gráficos e dashboards com informações relevantes para a gestão do negócio. O gestor tem uma visão clara e precisa do que está acontecendo em cada funil de vendas.

Além disso, a produtividade da equipe aumenta, pois se economiza muito tempo que antes era gasto extraindo dados e criando relatórios manualmente.

Saiba mais sobre métricas para vendas de alta performance aqui.

7. App para dispositivos móveis:

Outra característica dos produtos de CRMs de vendas no hoje é a disponibilidade para dispositivos móveis.

A opção de usar o CRM diretamente no celular traz mobilidade, principalmente para equipes de vendas externas.

Vantagens e Benefícios de um software de vendas

Já falamos das principais funções de um software de vendas, mas como isso se traduz em benefícios para a gestão e operação da sua empresa?

Veja algumas das principais vantagens ao se adotar um sistema de vendas:

1. Economia de Tempo e Produtividade

A automação expandiu e melhorou muito os resultados e a produtividade das equipes de vendas. Com o sistema de vendas muitas tarefas repetitivas e burocráticas são automatizadas.

Assim, vendedores e gestores são mais produtivos e se concentram em atividades estratégicas que realmente trazem retorno para o negócio.

2. Eficiência: mais receita e lucratividade

Um dos principais benefícios de um sistema de gestão de vendas é o crescimento na taxa de conversão e redução no ciclo médio de vendas.

Isso significa que com os mesmos vendedores, apenas aperfeiçoando as etapas do processo através do CRM, é possível fechar mais vendas e em menos tempo.

Lembra do exemplo que eu te mostrei no começo do artigo? Ele se encaixa perfeitamente aqui.

3. Satisfação e retenção de clientes

Ao usar um software de vendas, CRM, você pode aumentar a retenção de clientes da sua empresa

Ter a visão do histórico do cliente torna mais simples prever problemas e lidar com reclamações, criando uma experiência otimizada e um atendimento proativo.

Tais recursos são importantes quando a empresa adota uma estratégia Customer Success.

4. Comunicação e Cultura comercial

Quando se implanta um software de vendas um dos principais benefícios percebidos é o desenvolvimento pessoal da equipe comercial.

Com informações claras no sistema a comunicação entre os membros da equipe melhora e o gestor possui ferramentas para guiar e aconselhar cada vendedor.

Percebe-se também o estabelecimento de uma cultura data-driven, ou seja, todas as decisões são tomadas a partir de dados e estatísticas.

Como escolher um software de vendas?

Uma abordagem sensata para encontrar as melhores ferramentas de vendas é experimentar vários planos de teste gratuitos ou demo oferecidos por fornecedores de software de vendas populares. Isso permitirá que você experimente todas as funcionalidades principais do aplicativo antes de ter que gastar dinheiro em um plano pago.

Outra coisa a fazer é experimentar os serviços que atualmente têm as classificações mais altas no B2B Stack e Kmaleon. Essas duas plataformas coletam avaliações de usuários reais de software nacionais e estrangeiros e trazem comparativos de forma clara, auxiliando sua escolha.

O preço deve ser um fator chave ao analisar o software de vendas. No entanto, sua avaliação deve ir além das despesas iniciais. Muitas plataformas oferecem preços por usuário, embora possam existir alguns recursos que não estejam incluídos nas assinatura. Como por exemplo:

• Treinamento e suporte: Isso pode representar uma parte significativa do orçamento, portanto, certifique-se de esclarecer a extensão do suporte incluído no preço.

• Integrações Personalizadas: Integrações com alto nível de personalização geralmente possuem um valor a parte da mensalidade, pois se trata de um projeto de desenvolvimento de software.

• Atualizações e manutenção: Verifique também se o software de vendas que você pretende implantar incorrerá em custos adicionais de manutenção e atualização.

Vale lembrar que o software de gestão de vendas que funciona melhor para uma empresa depende de muitos fatores, incluindo:

• orçamento disponível,

• porte da sua empresa,

• funções necessárias,

• tempo de implantação,

• tipo de suporte e etc.

É por isso que é importante levantar todas as características relevantes e analisar com calma antes de tomar uma decisão.

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