Um sistema de gestão empresarial é um software que permite fazer a gestão das tarefas rotineiras de uma empresa. Por meio desse sistema é possível conectar as diferentes áreas de uma operação e automatizar vários processos antes operacionais.

A rotina empresarial, se não for bem gerenciada, desencadeia uma série de problemas estruturais que marca a operação ao fracasso.

Seja pela falta de comunicação entre os processos de cada departamento, pela dispersão de informações relevantes para tomar decisões ou planos de ação mal executados por timing.

É comum que as opções de organização de rotina, estruturação de processos, controle de horários e taredas nas empresas geralmente sejam: planilhas, cadernos, plataformas de gestão de tarefas e entre outras.

Não que esses métodos não sejam úteis, mas é complicado e trabalhoso em momentos que seja necessário a utilização comum ou compartilhamento de dados com outroas áreas, colaboradores, acompanhamento da diretoria etc.

Seguir dessa forma pode ser até possível, porém não se pode negar que traz um desgaste e tanto.

A noção de tempo do mundo corporativo de ação e reação nos últimos tempos mudou e a necessidade de ter acesso as informações, dados e números utilizados no dia a dia para operacionalizar tarefas específicas aumentou.

Então qual seria a solução para essa situação?


O que é um Sistema de Gestão?

Os sistemas de gestão são softwares que concentram processos e centralizam todas as informações, números e dados para que uma operação de negócios funcione.

Seja para pequenas, médias ou grandes empresas um sistema de gestão reduz o tempo gasto em atividades operacionais como preenchimento de planilhas, transcição de anotações em folhas e papéis para documentos online, compartilhamento de informações entre departamentos.

Esses sistemas surgiram a partir da necessidade das operações em:

  • Concentrar os dados, informações e números em uma plataforma;
  • Unir a gestão de todas as áreas da empresa;
  • Visão holística do desempenho da operação;
  • Análise de indicadores pautadas em relatórios atualizados;
  • Reduzir a dispersão de informações;
  • Otimizar a execução de atividades para os colaboradores;
  • Acelerar o envio de contratos, oportunidades de vendas;
  • Reduzir a jordana de compra e venda da solução/produto;
  • Rapidez na estruturação de estratégias;
  • Aumentar os resultados e lucros do negócio;

Com um sistema de gestão você pode ter uma organização inteligente a cerca de atividades financeiras, envio de documentos e dados, estoques e compras, relatórios, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, dentre várias outras opções tudo centralizado em uma só plataforma.

Além disso, ele te dá a possibilidade de centralizar as informações de vários setores, proporcionando facilidade ao consultá-las e gerar relatórios, agilizando a tomada de decisão o que impacta diretamente no tempo de ação e reação da sua operação.

Um maravilha não é mesmo?!

Agora que você entendeu o que é um sistema de gestão, vou te mostrar os tipos e a diferença entre eles, confere aí!

Tipos de Sistema de Gestão

Os dois tipos de sistema de gestão mais utilizados são: ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Manager).

O ERP é uma plataforma de software responsável por fornecer módulos e sistemas para a gestão administrativa, financeria, contábil e operacional da empresa.

Já o CRM é a plataforma responsável pela gestão do relacionamento com o cliente com foco em vendas.

Saiba mais aqui sobre Quais as Diferenças entre ERP e CRM.

As maiores vantagem desses sistemas de gestão, sem dúvidas, é disponibilidade do acesso remoto a todos os colaboradores permitindo uma atualização constante dos dados.

Além disso, os sistemas de gestão permitem uma análise dos indicadores de performance e desempenho mais específica. Seja por meio dos relatórios ou pela disposição dos números concentrados em um só lugar, facilita a estruturação de estratégias baseadas nos KPI's do seu negócio.

ERP - Enterprise Resource Planning

Esse sistema de gestão organiza todas as informações de gerenciamento da operação de negócios. Permitindo um olhar holístico para toda a operação e acelera o compartilhamento de dados o que influencia diretamente o processo de tomada de decisão dentro das empresas.

Ou seja, com ele você centraliza os dados de movimentação financeira, oportunidade de negócio dos colaboradores, tarefas administrativas, faturamento e compras, calcula os tributos de operação de entrada e saída, tem acesso fácil ao fluxo de caixa, a logística da empresa e dentre outras funções.

Como o ERP funciona?

O ERP inclui módulos variados, te dando a possibilidade de organizar e acompanhar cada dado e fator de sua respectiva área, e ao mesmo tempo no mesmo lugar.

Possui um espaço para as informações financeiras, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, despesas e receitas, e assim por diante.

Um espaço para controle de vendas, outro para controle de estoque, e assim organiza especificamente toda a sua gestão.

Além disso, possui uma flexibilidade na qual você pode utilizar os módulos segundo a sua necessidade, visto que cada empresa tem suas particularidades, e conforme suas demandas por outros módulas surgem, você pode adicioná-los sem ter muita dor de cabeça.

CRM - Customer Relationship Management

O CRM ou gestão de relacionamento com o cliente é uma ferramenta na qual tem por objetivo gerenciar o relacionamento com o cliente, desde sua entrada como lead, centralizando todas as informações relevantes desde o início de sua jornada de compra, para tornar a experiência de compra do cliente mais especial, e além disso fidelizá-los.

Esse sistema de gestão é a união entre uma estratégia de negócio e um sistema (software) baseado na nuvem (cloud computing) e tem quatro aplicações: CRM Operacional, CRM Analítico, CRM Colaborativo e CRM Estratégico.

Como o CRM funciona?

O CRM é focado no processo comercial, com isso você consegue cadastrar em uma base de contatos todos os leads que chegam, independente de sua origem, e a partir de então trabalhar no seu processo de vendas cada um desses leads.

O CRM é focado em processo de vendas complexas, portanto, em cada uma das etapas você pode colher e gerenciar todas a informações necessárias para a próxima etapa.

Além disso alguns CRM’s, como o próprio Nectar, vai muito além disso, gerenciando também cada uma das atividades das etapas do processo comercial, separados e organizados em módulos, e disponibiliza módulos para análises e relatórios, ajudando de forma significativa suas estratégias e tomadas de decisão.

Se você deseja conhecer ainda mais sobre CRM, dá uma olhada neste artigo: O que é CRM?

Vantagens de se utilizar um Sistema de Gestão

Além de toda organização e gestão que esses sistemas podem te proporcionar, listei algumas vantagens que você pode observar ao optar por utilizá-los:

Economia para a empresa

Assim como sabemos que a rotina empresarial é densa e acelerada, também sabemos que gera custos a cada uma das atividades executadas.

Por isso, uma das principais vantagens do sistema de gestão é a economia que ele propõe uma vez que os esforços vão estar concentrados no sistema, com uma maior eficiência e produtividade, além de dispensar o trabalho de terceiros para cuidar das particularidades sigilosas do seu negócio.

Os sistemas de gestão ajuam a reduzir os gastos da sua operação porque reduz a um só sistema o que antes eram dividios em ferramentas e plataformas diferentes necessárias em áreas e departamentos diferentes do seu negócio.

Eficiência

O sistema de gestão proporciona uma menor margem de erros, pelo simples fato de não precisar lidar com um fluxo muito grande de atividades e informações, que estejam isoladas ou mesmo por não ter as ferramentas adequadas.

Uma vez que todas as atividades estão centralizadas em um só lugar, as informações, dados ou números estão todas disponibilizadas dentro do software e atualizadas a todo instante é mais fácil em ter o acesso rápido a elas uma vez que necessárias.

Controle sobre os setores

Uma grande dificuldade para os gestores é a falta de informações precisas, ou até mesmo a organização delas, e assim a gestão fica comprometida, não por culpa do gestor, mas por ele não ter o controle dessas informações.

O sistema de gestão te ajuda a lidar com cada setor, devolvendo o controle de cada um para as sua mãos.

Segurança para os dados da empresa

Com um bom sistema de gestão, você tem total controle de quem pode acessar os dados da empresa, uma vez que são armazenados em nuvem, e a permissão para acessá-los é você quem direciona, promovendo assim a segurança desejada.

Gestão de Pessoas

O processo de adaptação de todos os colaboradores é gradual até que todos se acostumem a atualizar o banco de dados, registrar históricos de atendimentos e vendas, criar e enviar proposas pela ferramenta, analisar seus próprios números etc.

Mas uma vez realizado é possível acompanhar o desempenho e performance dos seus colaboradores nas funções realizadas diariamente, além de conseguir visualizar erros e acertos e até mesmo estruturar planos de ação em cima desses KPI's.

Como escolher um sistema de gestão adequado para a sua empresa?

A melhor maneira de escolher um sistema de gestão adequado para sua empresa, é checar segundo as sua necessidades qual se enquadra para resolvê-las. Ou seja, se atente para:

1. Custo-benefício da ferramenta.

Verifique se os benefícios que ela trará sobre seu investimento, resolve o que você precisa no momento.

2. Usabilidade da ferramenta.

O sistema deve prático tanto para os gestores quanto para os colaboradores que vão utilizá-lo, pois entende-se que é uma ferramenta para melhorar a eficiência e organização, e não dificultar ainda mais.

3. Funcionalidades da solução.

É importante que as funcionalidades da ferramenta condizam com as necessidades de todo o seu processo e também de todos os departamentos.

4. Segurança da ferramenta.

Afinal estamos falando sobre as informações valiosas de sua empresa, portanto é importante que se tenha a garantia da segurança.

Depois de analisar essas questões você terá condições de optar por algum sistema que faça sentido para o seu negócio, e com certeza vai transformar a rotina de sua empresa, bem como melhorar os resultados e estratégias.

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