Um dos maiores desafios em uma empresa na hora de crescer o seu negócio, é ter em mãos um processo redondo que leva um colaborador (no caso, os vendedores) da falta completa de domínio sobre o mecanismo de venda para um alto nivelamento, tanto de conteúdo quanto de forma de trabalho.

Fato é que não se trata de uma questão tão simplista de se resolver. Sabemos que existem diferenças na maneira como o melhor vendedor de uma empresa faz o seu serviço para o restante, e, caso o time comercial for grande, a tendência é que disparidades sejam naturalmente perceptíveis.

Porém, imagina se existisse um método para reduzir ao máximo essas diferenças, otimizando o tempo de treinamento de novos colaboradores e colocando toda a sua equipe comercial falando a mesma língua. Isso por si só, já cumpriria bem o objetivo de nivelamento de uma operação que necessita de alta performance e volume, concorda?

Esse artigo irá explorar uma forma de atingir esse objetivo com excelência através da confecção de um playbook de vendas. Você está buscando um conteúdo com o máximo de praticidade para você montar ou otimizar o playbook que você tem na sua operação? Esse artigo é pra você!

Se livre das distrações e vem comigo!


1. O que é um playbook?

Antes de mais nada, é preciso definirmos o que é um playbook.

Basicamente, o playbook é um material vivo que possui todas as informações necessárias sobre os processos da sua empresa de maneira que, um novo colaborador, de posse dele, consegue falar a mesma língua da sua equipe vigente.

Apesar de estarmos abordando a estrutura de um playbook e sua importância na área de vendas, ele é importante e legal de se ter em todas as células que existirem dentro da sua empresa, do desenvolvimento até o financeiro.

Nesse material é possível encontrar informações que servirão de guia a um novo funcionário - ou até mesmo de um já em trabalho- e o orientar em meio a tantos processos, regras, políticas internas e acordos entre diversas instâncias de maneira a não necessitar sempre de interação humana nessa relação - e, em uma fase de crescimento, você há de convir comigo que é um benefício e tanto.

Aqui na Nectar, por exemplo, o nosso playbook conta com informações desde regras de vendas até regras convivência (como a recomendação que nunca se deixe um amiguinho almoçar sozinho =D).

Com os conceitos alinhados, vamos aprofundar um pouco mais no que de bom a estruturação de um playbook de vendas pode trazer para o seu dia a dia.

2. Os benefícios de um playbook de vendas

Os pontos positivos da aplicação desse material no seu time comercial são de fato inúmeros e muitas vezes interligados por um conceito geral de: CENTRALIZAÇÃO

Porém, tentando tornar mais tangível, podemos elencar como uns dos principais benefícios de um playbook de vendas os pontos que se seguem:

2.1. Centralização de todas as rotinas de uma área

Aprofundando no conceito geral, um playbook bem montado tem como consequência ser o templo de todas as informações que cada um dos seus vendedores precisam de ter, tornando a comunicação interna da equipe a mais clara possível.

Ao deixar a comunicação clara, tem-se um ganho estrondoso de nivelamento, na medida em que todos os vendedores bebem da mesma fonte e seguem o mesmo guia para tratar de situações comuns do dia a dia, evitando assim que alguém saia demais do curso desenhado pelo gestor.

2.2. Políticas de progresso profissional e acordos de demissão claros

Outro ponto positivo, é ter bem documentado o que um novo vendedor precisa fazer para alcançar uma promoção de cargo, salário ou benefício, o que evita, no final das contas, o progresso de carreira de um vendedor sem motivos claros ou, pelo menos, sem motivos claros para os seus companheiros.

Dessa forma, a motivação vem por consequência ao ter desenhado para todo o time os marcos que são necessários atingir para chegar no próximo nível profissional e ser reconhecido como um excelente vendedor.

Dentro da mesma lógica, a política de demissão também entra nesse ponto positivo, ao deixar transparente o que levará o desligamento de um vendedor para todos os seus colaboradores, desde antes da contratação.

Assim, podemos evitar constrangimentos nesse processo, deixando o vendedor sempre ciente de quando a relação não está sendo mais boa para ambas as partes.

2.3. Otimização de tempo dos gestores

Talvez um dos maiores benefícios de um playbook de vendas está justamente na otimização de tempo que ele dá aos gestores e coordenadores comerciais

Todo mundo passa por aquela situação cotidianamente de ter que explicar o mesmo processo diversas vezes, para novos colaboradores ou mesmo para os que já estão em curso.

Explicar o seu produto / serviço, como ele funciona, o passo a passo para vendê-lo, os primeiros passos na rotina de vendedor e como fazer cada ação e até como usar uma ferramenta tecnológica…

Imagine quanto tempo é gasto nisso e o quanto isso rouba a produtividade dos gestores!

Com um playbook definido, todas essas informações podem estar centralizadas em um único documento de fácil acesso a todos da equipe.

2.4. É um documento vivo

Por fim, o playbook é por natureza e definição um material vivo. Nesse sentido, toda e qualquer alteração que tenha impacto no trabalho de um vendedor - de alteração no produto até políticas de descontos- é registrado e devidamente pontuado nesse documento.

Dessa maneira, sempre que um novo colaborador entrar, ele terá em mãos um GPS com a última versão atualizada para guiá-lo durante a sua jornada de busca por metas, evitando assim que esse material tenha prazo de validade.


3. Estrutura de um playbook de vendas

Sabendo agora dos benefícios que esse material traz para a sua operação, quero te mostrar os pontos que precisam estar dentro dele, para que de fato atinja o objetivo de nivelar todos da sua equipe com excelência.

Para isso, coloco de maneira descritiva alguns tópicos desse documento para você usar de referência na hora de montar o seu. É bom reforçar que a confecção do mesmo pode ser feita no lugar em que achar mais fácil do seu vendedor acessar e, por uma experiência própria, os dois melhores lugares para isso é no Google Sites e no Google Docs / Word

Sem mais delongas, vamos para os tópicos de melhores práticas de um playbook

3.1 - História e filosofia da empresa

Aqui pode ser bacana usufruir de elementos motivantes para realmente transpor toda aquela vontade que normalmente os founders têm para a equipe comercial, que terá que comprar essa ideia e fazer disso um empenho na hora de se comunicar com novos clientes.

Além disso, é legal ressaltar a Missão, Visão e Valores da empresa de maneira bem clara e objetiva visando fazer com que os vendedores abracem a causa e filosofia da equipe como um todo e realmente vista a camisa no seu trabalho diário.

3.2 - O problema que sua empresa resolve

Nesse tópico, cuidado para não apenas descrever o que é a sua solução ou serviço de maneira técnica. Procure sempre relacionar com os problemas que a sua empresa ajuda a resolver no dia a dia e como ela se propõe a fazer isso.

É muito mais fácil para absorção de um novo vendedor problematizar primeiro um cenário sem a sua solução e, depois, entender como ela resolve, do que simplesmente jogar as funcionalidades ou os aspectos técnicos do seu serviço.

3.3 - O mercado em que atua

Depois de entender o que é a empresa e o que ela resolve, é legal ter também um tópico separado para tratar do mercado em que atua, de maneira a dar uma noção geral de como funciona o cenário em questão.

Aqui no nosso playbook, por exemplo, explicamos de maneira detalhada para um novo colaborador o mercado de SaaS e CRM no qual estamos inseridos, trazendo o nosso modelo de negócio, concorrentes no mercado, posição no segmento e até uma visão geral do mercado em que os nossos clientes estão inseridos

3.4 - Conteúdos e cursos necessários

Também faz parte de um bom playbook direcionamentos de conteúdos de qualidade para sempre manter o time em contato com o que há de mais legal no tema vendas. Nem sempre as melhores práticas estarão todas no seu playbook, portanto, use bem essa parte de conteúdos e cursos para passar o “grosso” de como um vendedor deve se comportar profissionalmente no seu time

Por aqui elencamos alguns blogs e podcasts que estamos sempre por dentro, como o da Meetime, que por sinal possui um conteúdo bem legal sobre melhores práticas na construção de um playbook de vendas, gravado com o diretor comercial da Nectar!

3.5 - Perfil de Cliente Ideal e Persona

Outro tópico que você PRECISA ter de forma bem detalhada é sobre qual o tipo de empresa/público você vende e quem é a pessoa que normalmente sente a dor de não ter o seu produto ou serviço

Coloco ele como um dos principais justamente por evitar que o seus vendedores trabalhem, desde o dia 0, com empresas / pessoas que não têm o perfil para usar o seu produto ou solução, e já instaurar um mindset que priorize o trato com possíveis clientes que se encaixem nesse perfil

Ao descrever a persona, tente colocar um pouco da rotina antes da mesma possuir o seu serviço e após uma parceria com a sua empresa. Isso ajuda bastante na aplicação prática no momento do discurso de vendas e também no processo de fazer o seu vendedor calçar os sapatos do seu possível cliente.

3.6 - Entradas de Leads e políticas de distribuição

Nesse ponto, tente explicitar quais são os canais de aquisição de novos clientes que você possui hoje rodando.

Você traz hoje os seus clientes através de uma estratégia de marketing? Detalhe como é essa estratégia, o perfil desse cliente e o caminho que eles percorrem normalmente até chegar no vendedor. A mesma lógica vale para as outras formas de aquisição.

O requisito é explicar bem como o cliente chega, o nível de maturidade para uma venda ser possível e algumas particularidades de cada um dos momentos a serem levadas em conta no momento do contato comercial.

Além disso, é bacana aproveitar esse tópico e abrir como são distribuídos os Leads para cada um dos vendedores, se existe uma fila aleatória, se tem segmentação por tamanho de empresa ou perfil de vendedor e assim sucessivamente.

3.7. Processo de vendas

Talvez o tópico que mais vai ter conteúdo dentro do seu playbook, é justamente a quebra de todo o seu processo comercial em etapas e a devida explicação dos objetivos, validações, tarefas, volumes sugeridos e gatilhos de passagem dentro de cada uma dessas etapas

Basicamente você irá pegar o seu Sales Model Canvas (se não tem afinidade com essa metodologia, temos esse conteúdo para você) e abrir textualmente cada uma dessas informações de maneira objetiva.

Além disso, é relevante colocar informações como:

a) Organização da equipe (quais são os cargos e responsabilidades);
b) Alinhamentos de precificação e descontos por nível hierárquico, caso houver.

3.8 - Operacionalização de ferramentas tecnológicas

A maioria das equipes de vendas possuem ferramentas das quais fazem o trabalho ser mais organizado e automatizado.

Porém, nem sempre é tão claro à primeira vista qual o melhor momento do processo para usar e o como usar da melhor forma.

Portanto, tenha sempre no seu playbook essas informações de fácil acesso e o mais explicativo possível, para que tenha que fazê-lo apenas uma única vez.

3.9 - Metas e Comissões

Um guia só tem sentido se tiver um ponto de chegada.

Assim sendo, coloque de maneira simples de entender quais são as metas que os seus vendedores precisam alcançar e o que, em contrapartida, vão receber caso atinja essas metas.

Recomendo fortemente que se coloque os dois assuntos pertos um do outro, tanto metas quanto comissões, para que sempre que o vendedor busque a meta que precisa entregar, já tenha acesso ao que pode receber.

3.10 - Políticas de promoção e acordos de demissão

É sempre bom ter planos de carreira desenhados para todo novo vendedor que entre para o seu time, e é legal tê-lo no seu playbook também. Assim, o integrante da sua equipe pode ter acesso a qualquer momento do que precisa fazer no longo prazo para atingir um patamar com melhorias já definidas desde o primeiro dia em sua jornada como vendedor.

Não só de promoção é importante, como também de pontos que irão demonstrar que a relação vendedor-empresa não está sendo produtiva ao nível de não fazer mais sentido continuar nesse status quo.

Dessa forma fica claro para todo mundo e natural quando uma decisão de demissão precisa ser tomada, afastando a insegurança do time de vendas ao não se preocupar mais em abstrair os motivos que podem deixar a relação não mais saudável.

3.11 - Livro dos Recordes e FAQ’s

Por último, é relevante colocar uma galeria dos recordes já atingidos no seu comercial objetivando instaurar uma competição saudável de modo a inspirar os vendedores a habitarem esse livro dos recordes, como por exemplo:

  • Quem teve a maior sequência de metas batidas?
  • Quem mais vendeu em termos monetários e quantitativos?
  • Qual a maior venda?
  • Quem possui o maior ticket médio?“

Além disso, colocar as principais dúvidas que os vendedores possuem no playbook irá colaborar e muito para a otimização de tempo dos gestores que pontuei ali acima. Um bom parâmetro para saber o que entra e o que não entra é analisar o nível de complexidade da pergunta e quantas vezes ela aparece. Se é uma pergunta que aparece demais ou possui um raciocínio um pouco mais complexo, já pode entrar para o seu FAQ de imediato.

A composição dessa última parte do tópico, de perguntas frequentes, começará bem enxuto e depois irá ganhar corpo conforme for sendo utilizado por todos da equipe

Bem, essas são apenas alguns tópicos que eu não deixaria de fora de maneira alguma do meu playbook de vendas e que, pelo tempo em que usamos, chama mais atenção e gera o maior engajamento da equipe.

É claro que existem diversos outros tópicos importantes a depender do seu modelo de negócio, complexidade e nível de detalhamento que desejar incluir dentro desse material. O importante é ter ciência do esqueleto a ser usado, e, principalmente, não deixar o conteúdo lá esquecido.

Você já deve ter percebido que não é um trabalho simples estruturar seu playbook de vendas, e, caso não tenha a prática de estar constantemente atualizando esse documento, ele acabará esquecido em meio a tantos outros materiais da sua equipe.

Faça dele a sua centralização de informações e o parceiro do seu vendedor, assim, ruídos no processo comercial são reduzidos e o nivelamento da sua equipe, mesmo com um alto número de pessoas, é alcançado de maneira produtiva.

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Ah! Não deixe de também compartilhar conosco, se você já tiver um playbook de vendas, como o desenhou e os benefícios que sente com ele, combinado?