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O que é Sales Operations? Conheça as 4 melhores práticas

Sales Operations, também conhecido como Sales Ops ou S&OP Sales and Operations Planning, significa planejamento das operações e vendas. Esta operação é a função que auxilia os Heads de Vendas no plano estratégico e tático de uma corporação, ao “minerar” métricas e montar os melhores KPI’s (Indicadores Chave de Performance) a serem analisados dia a dia.

Nas empresas B2B, bater a meta do mês é o maior foco de cada componente da equipe comercial, que dia após dia realiza ações para ir de encontro ao goal. Dentro desse contexto, ter o caminho, em números, da sua operação de vendas de forma objetiva e clara é algo indispensável para analisar quais são as práticas mais eficientes na cadeia processual das vendas.

Assim, nasce a necessidade de um controle de dados feito pela figura do Operador de Vendas ou Sales Operations, que atuando no background das vendas, consegue munir os gestores e líderes de dados importantes que auxiliam na tomada de decisões afastando o “achismo” nos poscicionamentos de grande impacto.

Descubra a seguir o que é S&OP Sales and Operations Planning e suas 4 melhores práticas para você começar a executar. Vamos juntos?

O que é Sales Operations? Conheça as 4 melhores práticas


1. Qual é o objetivo do Sales Ops?

O objetivo principal aqui, não é apenas fornecer dados retirados do seu CRM de maneira “crua” -e fica aqui registrada a importância de ter não só um CRM mas também a atualização dele de maneira correta. Mas procurar dentro de cada indicador, gaps que possam responder diversas perguntas de um gestor de vendas como:

  • “Por qual motivo meus Reps não bateram a meta desse mês?”
  • “Em qual etapa do meu funil estou perdendo mais Leads? Porque?”
  • “Qual o impacto no meu fluxo de caixa se for iniciado um processo de aceleramento?”
  • “Como está a minha movimentação de funil em quantidade e qualidade?”

É como se cada métrica fosse uma peça de um quebra-cabeça, e a cada gap identificado e consertado, uma lacuna desse jogo fosse preenchida.

Apesar do foco estar voltado para área de vendas, a atuação do Sales Ops vai além do comercial e também monitora, numericamente, as demais áreas como Financeiro e Marketing.

Assim, tem-se um panorama geral, desde o monitoramento do budget para queimar em prospecção, passando pela nutrição de leads pelo marketing e adequação de volume de MQL’s que é necessário, chegando até fechamento de deals, que no fim das contas ajuda na assertividade para com estratégias e mudanças de táticas.

2. Por que fazer Sales Ops?

Possuir um esquema de Sales Operations com uma equipe totalmente dedicado a essa função é imprescindível para quem almeja a tão sonhada Previsibilidade e Escalabilidade dos negócios e para conduzir vendedores da condição de gerenalista para a condição de especialista no assunto.

Ao fornecer dados e relatórios das métricas certas, com uma frequência definida, o poder de orientação de um líder fica bem mais evidente e sustentado por bases sólidas e indiscutíveis, que são os números.

Com essa compreensão holística permitida pelo trabalho do Sales Ops, o desempenho em todos os níveis da equipe fica facilmente analisado e, caso tenha empecilhos,
corrigido o mais depressa possível.

Daí, com a máquina de vendas ajustada, no caminho certo e o monitoramento contínuo dos KPI’s visando manter um padrão, a previsibilidade nas vendas deixa de ser utopia para passar a ser algo executável.

Além disso, o acompanhamento das rotinas diárias, semanais e mensais que fazem sentido, formam uma trilha visível e replicável, extremamente necessária quando se deseja por exemplo, alavancar o crescimento com a adesão de novos SDR’s e Reps.

Isso porque com um norte já rastreado e validado com base nos Sales Top Performance, as rotinas de um novo SDR ou Rep, podem ser orientadas detalhadamente. E mais uma vez, a Escalabilidade do seu negócio vai do mundo das idéias para o mundo concreto em instantes.

Por fim, a figura do Sales Ops fica totalmente habilitada para auxiliar o Head de Vendas a determinar se o processo está sendo seguido, e caso não, aplicar
coaching one a one para sempre mante-lo sólido e claro para todos.

3. Como é formado/estruturado o time de Sales Ops?

Toda empresa possui um Sales Operations desde a fundação. No início é o próprio Head de Vendas, que muitas vezes também é o próprio CEO. Ou seja, é concentrada em uma figura, na maioria dos casos, todas essas funções.

Com a validação do produto no mercado, amadurecimento da empresa e o aumento da complexidade gerencial, aumenta a necessidade de se conseguir manter a empresa no caminho certo em meio às muitas mudanças e crescimentos acelerados.

A mesma pessoa que antes vendia, gerenciava, coletava dados e análises já não consegue mais sozinha e a urgência de um operador de vendas começa a pintar.

Um primeiro time de Sales Operations é formado quando se tem um processo inicial pré estabelecido. O motivo é bastante simples: Com um processo, você tem etapas.

Com etapas, você consegue números (desde que alimentado corretamente no seu CRM). Com números, você tem uma idéia se o seu processo está te levando para o lugar certo ou não!

Assim, um time de Sales Operations sucede a um processo de venda minimamente construído, podendo ser segmentado por área. Ou seja, você pode ter dentro da sua equipe - se for muito complexo e necessário, claro- uma ou mais pessoas focadas em:

  • Marketing: Analisando o andamento das campanhas e principalmente, o número de MQL’s gerados e sua qualidade.

  • Vendas: Aqui tem-se a estrutura que é necessário uma maior robustez, visto que é justamente onde todos os processos devem fazer efeito, onde o ganho é mais prontamente visto e o volume de informações a serem trackeadas é maior (a princípio e por conceito).

  • Financeiro: Tentando alinhar todo o processo por um ponto de visto macro e de viabilidade. Desde o comissionamento, até o cash burn disponível para projetos. Como sabemos, é cada vez mais importante INovar e REnovar num mercado de crescimento acelerado. Porém, resguardando de nunca colocar a carroça na frente dos bois.

  • Customer Success: Aqui, o mais interessante é conseguir manter o canal de comunicação bem claro entre vendas e pós-vendas. Monitorar o churn, os motivos deles e até o crescimento dos cases de sucesso pode ser uma boa sacada, para que o departamento comercial tenha em mente se o que está fechando é mesmo um customer profile e até alinhar discursos com base em números reais, aqui vai uma dica:

NUNCA use de “falsas verdades” em NENHUMA etapa do seu processo. É o tiro no pé mais comum no mercado.

Em resumo, um time de Sales Operations é formado com a segmentação de áreas dentro do seu próprio negócio. Não é necessário de prontidão, ter uma pessoa para cada área, varia muito do estágio em que está o seu negócio.

E o mais importante: o time realmente tem que fazer parte do backoficce, ou seja, não estar atuando no campo de batalha para as análises serem puramente imparciais e de qualidade!

4. As 4 melhores práticas de Sales Operations

Acompanhe agora as melhores práticas para atingir o sucesso em sua gestão com o Sales Ops.

4.1. Montar seu War Room

Assim como nas guerras, onde os generais convocavam sua equipe de inteligência para mapear e tomar as melhores decisões, as mais estratégicas e as que tinham maior potencial de sucesso, em vendas essa prática é totalmente bem-vinda -com uma finalidade diferente, diga-se de passagem-.

Montar seu War Room em vendas basicamente é um alinhamento entre Gestor de Vendas, Sales Enablement e Sales Operations sobre quais os KPI’s mais importantes a se analisarem no seu momento atual da equipe comercial e usar esse stack de métricas para direcionar o barco da sua empresa no oceano em que se encontra!

4.2. Promotor de Ações Internas

Como a figura do Sales Operations é um elemento de backoffice, com uma visão holística do processo, naturalmente, repassar os reports que foram definidos no war room com investigações dos números e sugestões de melhorias é uma ÓTIMA prática.

É importante ter em mente que números por si só não têm influência alguma em processo nenhum. O essencial é saber o que eles querem dizer. A partir daí, orientar a equipe para que estejam falando a mesma língua e praticando o mesmo processo se torna consequência das análises e indispensável.

4.3. Planejar, Executar e Medir. Planejar, Executar e Medir. Planejar, Ex…

Mais uma vez, como essa figura tem, pelas sua própria rotina, um conhecimento do processo desenhado, uma boa prática é testar ajustes. Nenhum processo, por melhor que seja, atinge o 100%. Daí, estar sempre planejando, executando e medindo a eficácia de novos métodos e tecnologias é crucial e tira de vez uma provável estagnação da sua empresa.

4.4. Aplicar o Drill Down

Por último, uma boa prática para o expert em Sales Ops é colocar tudo que fizer sentido, em uma visão de drill down, ou seja, o mais quebrada possível. Quebrar a pipeline etapa a etapa, as metas mensais em metas semanais e diárias são exemplos de drill down que são necessários.

Quanto mais específico for a sua análise, mais clara fica a identificação de problemas ou qualidades do seu processo, e mais rápida será a absorção pelo time, sabendo o que tem que atingir dia a dia, o que tem que fazer etapa a etapa para chegar antes do último dia do mês com a meta batida

Começar o monitoramento por Sales Operations em uma empresa, talvez traga o maior ROI em um curto espaço de tempo. Isso porque saber onde está posicionado e ter uma dimensão de futuro próximo mais sólida -podendo antever onde estará o MRR no 2° quarter, por exemplo- gera urgência e mudança de rota caso tenha algo fora do escopo inicial.

O importante é começar. O começo talvez seja o mais nebuloso dentro de todas as áreas das vendas, já que existem muitas métricas e KPI’s, e pouca informação sobre Sales Operations (em português menos ainda). Levar o “Plan, Do, Measure” como lema é o mindset mais gratificante e de maior retorno no final do projeto!

Agora que você já sabe com funciona o Sales Operation, estruture melhor o seu time comercial e converta melhor seus suspects.

Eduardo Moura

Eduardo Moura

Nômade de curso superior (até o momento passado por 03), apaixonado por música e flamenguista. Atualmente desenvolvo a área de Sales Operations aqui na Nectar, aprendendo algo novo a cada dia.

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