Pode-se afirmar que mudanças nos processos dentro de uma organização nunca são simples de serem realizadas.

Elas exigem planejamento estratégico, apresentação do projeto para todas as partes e aceitação do mesmo, introdução por meio da mudança de práticas e observação dos resultados a partir das mesmas.

Assim, também a implementação de um CRM dentro de uma empresa exige muito cuidado e entendimento do mesmo e dos processos o qual interferirá.

Se você está nesse processo de procura ou até mesmo implementação, não perca o guia completo que irá te guiar em como fazer da melhor forma possível!
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Guia para implantar um CRM com sucesso

Neste artigo, iremos discutir:

  • O principal erro cometido por quem está implantando um CRM na sua empresa;
  • O que leva ao sucesso ou fracasso da introdução de um CRM?;
  • Os sintomas de uma introdução de CRM malsucedida;
  • Hacks importantes para a melhor utilização do CRM, esse já implementado;

Vem comigo!

O principal erro para quem está escolhendo ou implementando um CRM

O maior erro que pode ser cometido por um gestor durante esse primeiro momento de escolha e/ou introdução do CRM é querer a tecnologia enquanto não tem o processo em mãos.

Ou seja, olhar para a vontade de possuir essa ferramenta e não para a verdadeira necessidade do seu negócio.

No final do dia, não é a tecnologia em si que irá gerar resultados maiores, mas sim, a equipe que utilizará dela e suas atividades e processos já existentes, portanto, é importante entender, num primeiro momento, qual os problemas que serão resolvidos e, isso só pode ser feito, se o gestor tiver um bom conhecimento dos processos que possui.

Pro tip: se você está revendo o CRM que possui ou buscando por esse software que irá contribuir com o seu time de vendas, valide seu processo, observando de tempos em tempos e analisando todos os indicadores relevantes, e teste novos formatos daquele.

O que leva ao sucesso ou fracasso da implementação de um CRM?

São dois os principais critérios que estão diretamente atrelados às dificuldades enfrentadas durante o processo de introdução de um CRM e são eles: a falta de planejamento a partir do conhecimento profundo dos processos já existentes e a carência de engajamento do time.

Quando falamos da falta de planejamento inicial, estamos olhando, principalmente, para a falta de conhecimento da forma como o CRM influenciaria em cada etapa do processo de produção, ou seja, da escassez do conhecimento completo das atividades dentro de todo o funcionamento da área que seria diretamente afetada pelo software.

Já a lacuna envolvendo o engajamento da equipe representa alta periculosidade quando falamos do funcionamento do CRM no dia a dia, visto que se as pessoas que trabalharão com ele não entendem o porquê de estarem utilizando de tal ferramenta, sua importância e como podem fazer o melhor uso dela possível, o resultado esperado não se tornará realidade.

Vale ressaltar aqui que quando se trata de engajamento, a cultura é a maior influenciadora da forma como as pessoas se relacionam com a mudança da introdução do CRM. Se a implementação for apenas feita de cima para baixo, ou seja, do quadro gestor já com a decisão tomada para seus funcionários, a resposta dificilmente será completamente positiva.

Pro tip: Para a melhor introdução de mudanças nos processos possível, é necessário que os gestores incluam todos os colaboradores que serão afetados eventualmente desde o início, na apresentação da ideia, até o momento final, onde a ferramenta for implementada, de fato.

Os sintomas de uma introdução de CRM malsucedida

Alguns sinais dão a entender que a equipe afetada pela mudança aqui discutida não está verdadeiramente de acordo, ou seja, aderindo bem à nova ferramenta.

Vamos citar alguns deles:

  1. Ao discutir números, a equipe necessita de planilhas;
  2. Ninguém dentro do time compreende, de fato, o porquê da utilização do CRM ser muito positiva e importante;
  3. As pessoas acabam esquecendo que os processos devem ser revisados de tempos em tempos, de forma frequente.

Dessa forma, é possível observar a forma como essa resistência pode se tornar muito prejudicial para o processo como um todo e as partes que fazem ele acontecer a longo prazo, entendendo que a boa utilização do CRM seria de grande ajuda para a produtividade e eficiência do time.

Entenda mais sobre como uma ferramenta de CRM afeta o dia a dia e todo o funcionamento de uma equipe de vendas em: 'Como funciona um CRM de vendas na rotina do time comercial?'

Hacks importantes para a melhor utilização do CRM, esse já implementado

Assim também, algumas dicas envolvendo a ferramenta de CRM podem ser de grande ajuda para quem está começando a utilizá-la para que possam fazer o melhor uso possível da mesma e tirar dessa novidade, resultados muito positivos.

Podemos iniciar citando a importância da observação das atividades distribuídas dentre as etapas do funil de vendas, disponíveis para que sejam analisadas com frequência e, assim, forneçam conclusões e sugestões de mudanças, provocando grande eficiência comercial.

Quer mais dicas de como avaliar o desempenho da sua equipe e do processo comercial como um todo? Então confira esses artigos repletos delas: 'Indicadores comerciais: quais analisar para medir o desempenho da sua equipe' e 'Entenda o que analisar para reestruturar seu processo comercial!'.

A seguir, vem a separação das "contas chave”, que devem ser feitas para que tais contas sejam priorizadas e recebam um follow up diferenciado e completo, contando aqui com a ajuda da equipe de marketing.

É importantíssimo também entender quais são as métricas que irão ser analisadas de acordo com a frequência de interesse e agir a partir dessas análises, além de garantir que o hábito do registro de atividades no CRM e apresentação do mesmo seja diário e realizado por todo o time.

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Por fim, é super interessante que se disponibilize um tempo (semanalmente ou quinzenalmente) para que sejam realizadas reuniões de integração com a equipe de marketing, fazendo questão de utilizar dele como recurso para os follow ups diferenciados que vocês desejam fazer envolvendo as key accounts.

Então, como implementar um CRM de forma bem-sucedida?

Depois de tudo que foi dito, podemos observar que para se introduzir uma ferramenta de CRM de forma que a aderência à mudança seja alta e os resultados positivos, alguns pontos de atenção devem ser levados em consideração.

Sendo os principais o entendimento total dos processos já existentes e adesão da equipe que será afetada pela mudança em todas as etapas dessa introdução, fica fácil colocar tais ações em prática para que essa mudança seja feita de forma mais tranquila e positiva possível, tanto para o quadro de gestão, como para todos os outros colaboradores.

Para fechar nossa conversa, vale destacar que tem muito mais conteúdo interessante e importantíssimo sobre implementação de CRM em: 'Por que implementar um CRM? Conheça as principais vantagens' e 'Como funciona o processo de implementação de um CRM? Veja aqui'

Gostou do conteúdo e das dicas? Quer adicionar algum comentário? Você está pensando em implementar um CRM na sua empresa? Conta pra nós, queremos te ouvir! ;)