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5 dicas financeiras para reduzir custos no negócio

A otimização dos investimentos financeiros não acontece do dia para a noite em uma empresa. É preciso analisar bem os setores envolvidos, as demandas do mercado, as oportunidades existentes e as questões relacionadas à emissão de notas fiscais antes de tomar qualquer decisão.

Nessas horas, é normal ter dúvidas e não saber para onde ir. Saiba que algumas dicas podem ajudá-lo a encontrar gargalos e solucionar problemas com facilidade.

Este post mostra 5 técnicas para reduzir custos no negócio ainda hoje. Confira!

1. Separar despesas pessoais e empresariais

Esse é o principal erro cometido por muitos empreendedores. Muitos pensam que não há problema em, por exemplo, utilizar o cartão de crédito da empresa para pagar um cafézinho depois do almoço. De forma semelhante, alguns utilizam o mesmo celular para resolver situações do trabalho e de casa.

Essas questões parecem banais e simples, mas causam grandes impactos nos resultados financeiros da gestão. Ao misturar gastos profissionais e pessoais, você:

  • perde o controle econômico;
  • não consegue acompanhar as entradas e saídas financeiras;
  • deixa de pagar contas em dia;
  • não consegue reduzir custos no negócio;
  • não emite notas fiscais corretamente.

Desse modo, é essencial tomar algumas medidas na sua rotina de trabalho. Primeiramente, você deve ter contas bancárias distintas. Saiba que algumas instituições financeiras oferecem vantagens especiais para quem tem uma conta empresarial.

Isso quer dizer que, além de não confundir despesas, você terá acesso à condições diferenciadas de investimentos, juros e empréstimos. Apenas tenha cuidado antes de pegar dinheiro emprestado, ok?

2. Trabalhar com um bom contador

Você ainda acha que o contador só deve ser chamado na hora de fugir da malha fina?

Se a resposta foi “não”, parabéns. Você conhece a importância desse profissional e sabe como ele é fundamental no desempenho do seu negócio. Caso a resposta tenha sido “sim”, é melhor de postura quanto antes.

Um contabilista é a pessoa ideal para ajudá-lo a otimizar investimentos, pagar impostos em dia, ter um fluxo de caixa atualizado e, consequentemente, reduzir custos no negócio.

Além disso, lembre-se de que a legislação tributária brasileira é complexa. Segundo o Banco Mundial, o Brasil é o país em que as pessoas gastam mais tempo para resolver questões tributárias no mundo — cerca de 1.958 horas por ano.

Você até pode tentar entender todo o contexto contábil nacional, mas se prepare para perder inúmeras noites de sono.

Nessas situações, o contador deve atuar como seu braço direito, solucionando dúvidas e propondo medidas que melhoram a performance do empreendimento.

E não ache que os benefícios acabam por aí. Ao tomar essa atitude, você pode focar em seus principais objetivos: escalar a gestão e aumentar o número de vendas.

3. Saber negociar com fornecedores

Nenhum empreendedor consegue crescer sozinho. É fundamental ter parceiros que trabalham com os mesmos objetivos e facilitam a sua rotina de trabalho.

A escolha de um fornecedor de qualidade vai muito além da análise de preços. Você não pode, por exemplo, aceitar a proposta mais barata, já que, em alguns casos, ela apresenta resultados insatisfatórios.

É preciso tomar algumas precauções antes de negociar com um fornecedor, como:

  • fazer uma pesquisa de mercado, a fim de conhecer as condições de outros possíveis parceiros;
  • escutar a opinião de outras gestões que já compraram o produto;
  • entender mais sobre o serviço prestado.

Com essas informações em mãos, você se sente mais confiante para encontrar boas oportunidades e fechar bons contratos.

Essa dica ajuda na redução de despesas porque você evita situações problemáticas, como juros abusivos e valores parcelados incorretamente.

Não se esqueça de renegociar contratos que já estão vigentes também. A partir disso, é possível encontrar produtos e serviços que não são utilizados mais e que podem ser retirados na negociação.

Caso o fornecedor não aceite os novos termos, não hesite em procurar outra opção no mercado.

4. Utilizar e monitorar os indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes ferramentas para reduzir custos no negócio. Eles permitem que você acompanhe tudo o que acontece, sem deixar nenhum assunto de lado.

Você pode se perder entre as dezenas de métricas existentes. A fim de evitar qualquer problema, veja abaixo alguns indicadores que você não deve deixar de lado:

  • custos fixos: valores que não mudam de acordo com o aumento ou a diminuição da produção. Ex.: aluguel e conta de telefone.
  • custos variáveis: gastos que variam junto com o ritmo produtivo. Ex.: matérias-primas e comissões de vendas;
  • nível de endividamento: representa a quantidade de ativos financiados por dinheiro de terceiros. Ex: empréstimos bancários.

Tenha em mente que existem outros indicadores sobre outras áreas financeiras, como a rentabilidade, a lucratividade e o ticket médio. Escolha aqueles que mais se adequam aos seus objetivos e nunca deixe de acompanhá-los

Monitore de perto todas as métricas que são relevantes para o futuro do seu empreendimento e esteja preparado para tomar decisões quando necessário.

5. Automatizar processos

Um gerente de vendas que deseja melhorar a performance do time precisa utilizar tecnologias no seu dia a dia. Elas melhoram a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores.

A internet, os telefones celulares e os computadores eliminaram as fronteiras para o seu crescimento profissional. Com uma pesquisa de mercado, você encontra várias alternativas que otimizam os setores empresariais.

Uma solução focada em Customer Relationship Management (CRM) otimiza atividades, como:

  • gerenciamento de tarefas, lembretes e compromissos de follow-up;
  • realização de ligações para leads;
  • análise de feedbacks;
  • reunião de informações em um só lugar;
  • captura de emails de clientes;

Outra opção é utilizar um emissor de notas fiscais automáticas. A ferramenta elimina os trabalhos burocráticos de suas vendas, já que você não perde tempo entendendo as exigências de cada município e estado ou com a emissão de vários documentos em um único dia.

Apenas fique atento para não confundir as notas fiscais e as suas diferenças:

  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): comprova a prestação de serviços de uma gestão para outra empresa ou pessoa física;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): está relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). É emitida na venda de produtos físicos;
  • Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): documento que está substituindo o cupom fiscal no varejo nacional. As suas regras mudam em cada estado.

Quem emite os documentos fiscais automaticamente não precisa contratar um colaborador para realizar essa função. Só quem já teve problemas com emissão de notas fiscais sabe como esse benefício é importante.

Ademais, você evita erros de preenchimento e não sofre com instabilidades nos sistemas das prefeituras e das Secretarias da Fazenda (Sefaz).

E lembre-se: caso sua empresa tenha características peculiares, é possível utilizar uma API REST.

Todas essas questões convergem para um único ponto: a redução de custos no negócio. Isso acontece porque você não realiza tarefas repetitivas manualmente, evita erros e consegue pagar impostos em dia.

Portanto, não perca mais tempo: invista na automação de processos e otimize o desempenho de todos.

Ao ler este conteúdo, você entendeu como é possível reduzir custos no negócio sem comprometer a qualidade do serviço prestado. Em um primeiro momento, a implementação dessas atividades parece difícil, contudo, quando se analisa a longo prazo, elas fomentam a obtenção de resultados positivos.

Quer aprender ainda mais sobre outros assuntos importantes para melhorar a gestão? Então, continue conosco e descubra o que é a nota fiscal eletrônica e porque ela é tão importante!