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6 dicas essenciais para a elaboração de handoff

O handoff nada mais é do que uma transferência de informação ou de função. Dentro do ambiente de vendas, o conceito aborda a troca de dados, conhecimento e responsabilidades entre os diferentes participantes da equipe ou do setor.

O responsável pelo contato inicial, por exemplo, deverá repassar as informações para quem fechará a venda. Da mesma maneira, o time de marketing terá de fazer uma transferência para o time comercial.

Por ser crucial, a etapa tem que ser feita do jeito correto. Qualquer erro pode levar à perda de desempenho e até ao comprometimento dos resultados. Por outro lado, uma atuação estratégica gera um fluxo adequado aos interesses do negócio.

Quer saber como fazer? Acompanhe agora estas dicas!

6 dicas essenciais para uma elaboração de handoff de sucesso:

1. Alinhe os objetivos dos setores
2. Padronize as informações
3. Automatize processos
4. Integre sistemas
5. Use o CRM
6. Realize um acompanhamento constante


1. Alinhe os objetivos dos setores

O fluxo de troca de informações e funções só acontecerá corretamente se os objetivos estiverem claros para todos os envolvidos. Se o setor de marketing não reconhecer a relevância de transferir certos dados para a equipe de vendas, todo o processo pode ser comprometido. O mesmo vale para diversas situações semelhantes.

Portanto, é indispensável fazer um alinhamento de expectativas e de orientações. Todos devem saber qual é o principal interesse e o impacto de um handoff realizado da forma correta. Com os objetivos claros, há maiores chances de que as próximas etapas saiam conforme o previsto.

Entre marketing e vendas, por exemplo, a conversão é o objetivo comum. Já quanto ao time comercial e de pós-vendas, a satisfação e a fidelização do cliente são fundamentais. Para todos os times, o consumidor deve fazer parte das prioridades para que as ações sejam direcionadas corretamente.

2. Padronize as informações

Imagine um empreendimento complexo onde são geradas novas oportunidades de venda por diversos meios todos os dias. Se cada transmissão de informação acontecer de um jeito, pode haver uma falha na comunicação.

É o que acontece quando alguém transfere alguns conjuntos de dados enquanto outra pessoa manda uma estrutura completamente diferente. O resultado se dá na forma de atrasos e até de prejuízos.

Por isso, recomenda-se padronizar as informações. Todos devem falar a mesma língua, o que significa utilizar os mesmos recursos. Os números e métricas têm que ser equivalentes, assim como os dados ou demais elementos de identificação.

Inclusive, é necessário se preocupar com tal aspecto do ponto de vista do vocabulário. Marketing e vendas têm seus próprios jargões que nem sempre são entendidos pelo outro lado. Portanto, a informação tem que ser transmitida de um jeito claro, de modo que ambos compreendam o que ela quer dizer.

3. Automatize processos

Além de saber como ou quais informações e processos transmitir, é fundamental fazê-lo no período certo. Uma equipe de revezamento no atletismo que perde tempo ou que queima a largada certamente não conseguirá atingir a vitória. O mesmo vale para a abordagem empresarial, por isso, a automação é necessária.

Criar fluxos de dados e gatilhos de ações é um modo de fazer com que nada passe despercebido. A diminuição da chance de erro humano contribui ainda mais para a garantia de um timing adequado. Da mesma forma, torna-se menos frequente ter que lidar com a necessidade de retrabalhos ou correções.

Ao automatizar a qualificação de leads, por exemplo, fica menos complexo transmitir o contato das oportunidades quentes ou altamente preparadas. Em vez de haver uma avaliação para cada caso, a transferência passa a ser automática.

4. Integre sistemas

A automação, inclusive, está diretamente relacionada à integração. Para obter um excelente desempenho, é comum usar diversas ferramentas. Contudo, muitas atuam de maneira independente, o que gera uma quebra no fluxo de troca, de modo a impedir o handoff.

O melhor caminho para lidar com a questão é por meio da integração de sistemas. Ao garantir que todos funcionem do mesmo jeito, há uma centralização de dados e uma democratização do acesso. Graças à criação de gatilhos de atuação, o resultado será muito mais completo.

É o caso de contar com ferramentas integradas para captar as informações de um contato a partir de seu e-mail de identificação, por exemplo. Ou, então, de registrar em um só lugar todos os pontos de interação do lead no funil de vendas.

Para ampliar os efeitos, é válido agir de maneira integrada na comunicação. Empregar recursos colaborativos, como plataformas de comunicação na nuvem, é um jeito de melhorar a troca entre equipes e profissionais.

5. Use o CRM

Uma das soluções cruciais para o handoff e para toda a estratégia da empresa é o CRM. Graças ao seu uso é possível registrar todas as informações relevantes sobre os clientes e oportunidades, como pontos de contato e principais interesses e ações.

O grande benefício é que o recurso auxilia em todas as fases de vendas. No período anterior à compra, é viável identificar quais são as oportunidades mais qualificadas e onde os esforços devem ser concentrados.

Já ao fazer uma oferta, dá para delimitar o melhor momento e as condições ideais. No período seguinte, o pós-vendas ganha personalização e potencial de atingir o sucesso do cliente.

Com o uso dessa ferramenta, diferentes setores e profissionais têm acesso a dados padronizados e que servem de base para futuras decisões. Ela também pode ser automatizada, o que otimiza os resultados.

6. Realize um acompanhamento constante

Reconhecer os efeitos, identificar gargalos e planejar melhorias faz parte de qualquer etapa de sucesso. No handoff, trata-se de algo ainda mais importante, especialmente em relação às vendas.

Por isso, é interessante criar um mecanismo de registro e acompanhamento. É o caso de definir reuniões mensais para medir como anda a transferência ou fazer análises considerando um menor período de tempo.

Ao reconhecer quais são os pontos que exigem mais atenção, torna-se simples agir para otimizar a etapa em cada situação. Além de tudo, é um jeito de oferecer reforço positivo e de maximizar a confiança no processo.

Com a prática dessas dicas, é possível elaborar e executar etapas de handoff. Especialmente nas vendas, os resultados podem ser muito melhores para todos os envolvidos.

Para aperfeiçoar ainda mais a troca de dados, veja quais são as nomenclaturas que toda equipe comercial precisa conhecer para ter uma boa atuação!