Prospecção de clientes: o que é e como realizá-la?

A etapa de prospecção de clientes é a primeira fase do processo de vendas responsável pela qualificação de leads para o início saudável da negociação.

Existem inúmeros aspectos que elevam a prospecção de clientes ao patamar das etapas mais importantes do processo de vendas e não é somente pelo fato de ser a primeira delas.

Há prospecção de clientes se divide em prospecção ativa e prospecção passiva.

Quando falamos de prospecção de clientes passiva, seu objetivo consiste em analisar os leads gerados e qualificados pelas ações de inbound marketing e encontrar oportunidades de negócios que sejam fit para a empresa.

E quando nos referimos a prospecção de clientes ativa, seu objetivo consiste em encontrar, pesquisar e analisar as informações disponibilizadas por leads específicos nos canais de prospecção que possam se tornar uma oportunidade de negócios.

Quando bem feita, é uma fonte essencial de informações sobre os leads e um importante mecanismo para filtrar oportunidades.

Porém, ainda que tenha seu valor reconhecido, muitas vezes seu sucesso é atribuído à quantidade de prospecções realizadas e negociações geradas, quando, na verdade, resume-se na qualidade delas.

Para aquelas empresas que estão em busca de melhores resultados, prospectar não significa fazer milhares de ligações e envio de e-mails de maneira desenfreada e sem finalidade.

É preciso planejamento, uma cadência estruturada, foco na buyer persona certa, e conversas e abordagens de vendas significativas.

Reunimos neste post os fundamentos para uma prospecção inteligente e eficaz.

Se você está procurando as melhores práticas de prospecção para reestruturar o processo de vendas da sua empresa ou para otimizar sua rotina de vendas, esse post é pra você.

Como funciona a prospecção de clientes na prática?

Prospectar clientes, na prática, é buscar potenciais compradores para as soluções que a empresa oferece.

Se orientar pela persona definida no processo de vendas é essencial para prospecção de clientes. Essa persona representa a personificação do seu cliente ideal.

Uma vez mapeados as características, necessidades, dificuldades, objetivos e costumes dessa persona fica mais fácil identificar os leads em potencial e orientar a sua abordagem de vendas.

Não é somente encontrar alguém que compre o que está sendo ofertado, e sim que usufrua e se satisfaça integralmente com suas qualidades, capaz de se tornar um futuro promotor do seu produto e serviço.

O caminho para isso é realizar ligações e cold calls bem direcionadas, enviar e-mails personalizados tanto no ínicio da jornada como após reuniões importantes, também conhecido como Champion's Letter, e manter os follow ups em dia visando criar um relacionamento com seu cliente.

A prospecção é ainda mais importante em um processo de vendas complexo que envolve diferentes momentos de tomadas de decisão por parte dos clientes e muitas vezes até mais de um decisor.

Nesses casos, a prospecção contribui diretamente na construção do relacionamento.

No mercado varejista, porém, a realização de divulgações para atrair compradores é geralmente mais adequada para captação de negócios pois as decisões acontecem em menos quantidades e as vendas são rápidas, com a jornada de compra podendo levar menos de uma hora.

Vendas complexas são diferentes pois envolvem contratos longos, com um ciclo de vendas maior e possibilidade de negócios maiores e trâmites de valores significativos.

Por isso o termo prospectar, que originalmente é associado à mineração de itens preciosos, encaixa perfeitamente em uma operação de vendas onde diferentes informações da empresa são necessárias para evoluir com o cliente.

Prospecção ativa e passiva

Existem diversos canais e pontos de contato com os leads, portanto, suas formas de prospecção também variam conforme as estratégias e objetivos definidos.

A principal diferenciação é entre prospecção ativa e passiva. Veremos cada uma a seguir.

A prospecção ativa é aquela onde a empresa busca o contato com o cliente de forma direta enquanto a passiva é o processo inverso, ou seja, incentivos e ações são criadas para despertar o interesse do lead, que se aproximará da organização para conhecer mais sobre a solução ofertada.

As duas são importantes para a empresa, que deve criar métricas de acompanhamento para cada uma delas, assim como propor melhorias em suas estratégias para atrair cada vez mais leads qualificados.

Faz parte também da estratégia da empresa entender qual será seu canal mais forte em prospecção: ativo, com uma operação Outbound, ou passiva, aderindo ao Inbound.

Criar um blog da empresa e divulgar conteúdos relevantes é uma forma de prospecção passiva, por exemplo. Gradativamente o lead identifica suas necessidades e quem é a autoridade no assunto capaz de solucioná-las.

Listas de prospecção criadas a partir do banco de dados do sistema de gestão, por outro lado, é uma forma ativa para captar novas vendas. Nesse caso, o contato parte da empresa para identificar se o cliente também possui perfil para outros produtos e serviços de seu portfólio.

Quais as melhores estratégias para prospectar clientes?

As estratégias para captar novos clientes devem ser criadas de acordo com o perfil dos compradores e mercado de atuação.

Propagandas de ofertas na televisão, por exemplo, são muito mais adequadas para o varejo do que para indústrias de commodities.

Mas quais delas são mais eficientes?

A seguir vamos explorar as melhores práticas de prospecção para que você decida qual se encaixa melhor na sua operação.

Criar e usar o perfl de uma buyer persona

Buyer persona é uma representação semi-fictícia do comprador ideal dos produtos de uma empresa, ou seja, alguém que encaixe — tenha um fit perfeito com os diferenciais e condições da venda.

É possível definir seu perfil analisando relatório do sistema de gestão de clientes e fazendo pesquisas com o público, por exemplo, ajustando sempre as características finais.

Com o perfil definido, toda a linguagem, processos e apresentação devem ser personalizados para conquistar a buyer persona, fazendo com que os leads reais com características similares, sejam atraídos.

Além disso, se você vende para um buyer persona as chances de o mesmo se tornar um promotor da sua marca são bem maiores, pois ele se encaixa perfeitamente com sua solução e tem um atendimento extremamente direcionado.

Planeje com dados

Por qual motivo o planejamento com dados é importante para quem realiza prospecção? Pois vendas é arte e ciência. Arte pois cada um vende de um jeito e há o fator pessoal envolvido. E ciência pois números podem indicar onde focar a atenção em pontos prioritários da operação.

Dados ajudam entender o problema e não servem apenas para gestores. O próprio SDR, por exemplo, pode acompanhar a gestão dele através dos dados.

Para quem realiza prospecção, o planejamento pode definir o alcance da meta. Como?

Crie rotina de atividades, definindo blocos diários. Por exemplo: Ligar das 9h às 11h ; E-mails das 14h às 16h.

Divida a meta mensal ao longo do mês, tornando-a por exemplo em uma meta semanal. Aproveite também para planejar acima da meta. Se a meta é 10 agendamentos, faça um planejamento mensal para 15. Se algo sair diferente do planejamento, há mais chance de a meta mínima ser batida.

Tenha um cardápio de perguntas para que sempre faça perguntas inteligentes, já que você é o primeiro contato do prospect com a empresa. A dica é focar em perguntas de problema.

Acompanhe os resultados de perto, entendendo e pedindo ajuda ao gestor caso algo seja reconhecido. Para isso, use métricas como número de atividades, taxa de conversão, motivos de perda e no show.

Defina uma matriz de qualificação e de objeções

Ainda que seja a etapa inicial no relacionamento, definir quais são as características e pontos que favorecem a venda é muito importante. Uma matriz de qualificação permite que os leads sejam filtrados com relação ao seu potencial de negócio.

Trata-se de elencar as principais características e indícios que qualificam o cliente para compra para facilitar o reconhecimento dos potenciais durante a prospecção.

A matriz de objeção também é fundamental para o processo de prospecção, pois nessa etapa, diversas contestações e recusas precisam ser administradas para não eliminarem a chance de evolução comercial.

Você pode baixar um modelo gratuito agora para criar sua própria matriz de objeção.

Ao saber quais os indícios de qualidade e quais as objeções mais comuns, é possível criar argumentos de prospecção que serão efetivos.

Crie um fluxo de cadência para os follow-ups

Uma vez que os leads são acionados pela primeira vez, os follow ups são determinantes para a evolução do relacionamento.

O primeiro ponto fundamental é distribuir os leads entre a equipe de vendas, o que a solução NectarCRM realiza de maneira estratégica e eficiente.

Dessa maneira, os follow ups serão realizados por uma figura de referência na empresa para os potenciais clientes, estreitando o relacionamento e assegurando que todos terão a atenção devida.

Depois da distribuição entre a equipe, cada um conduzirá os contatos de acordo com um fluxo determinado de cadência, que nutrirá o cliente com informações relevantes para sua evolução no sentido da venda.

A cadência é o que garante uma constância na prospecção. Sem ela, a equipe comercial não consegue trabalhar de forma efetiva, reconhecer problemas e, consequentemente, converter.

Enviar e-mails, fazer contatos através das redes sociais e enviar convites para palestras e eventos são alguns dos follow ups que podem ser utilizados nesse processo.

Como criar e-mails de prospecção eficientes?

Uma das grandes vantagens dos e-mails é sua capacidade ampliada de fazer follow-ups. É possível fazer contato com diversos leads com um mesmo modelo de mensagem, fazendo porém, as personalizações necessárias.

E-mails de prospecção não devem focar na venda e sim transmitir uma proposta de valor e formas facilitadas de acionar a empresa se necessário.

Deve ter o foco no cliente baseado em todas as informações já obtidas nos primeiros follow-ups, um assunto chamativo e gatilhos mentais para conduzir a próxima ação do lead.

Vejamos dois exemplos:

Título do e-mail: Porque a {nome da empresa} combina com a {nome do cliente}

Olá, {nome do cliente personalizado}. Tudo bem?

Os próximos dois minutos de leitura podem confirmar que nossas empresas têm algo em comum, e eu vou explicar porque.

Sou {nome do seu vendedor} da {nome da sua empresa} e vi no site da sua empresa que trabalhamos no mesmo nicho de negócio. Isso me pareceu particularmente interessante porque, com empresas como a sua, conseguimos reduzir os custos operacionais em 24% nos primeiros 3 meses com a utilização de nossa ferramenta.

Creio que essa economia poderia aumentar o alcance dos seus negócios, não é mesmo? Se esse desempenho valer à pena para vocês, gostaria de explicar em detalhes em uma ligação na sexta-feira, às 14 hrs ou conforme sua disponibilidade.

Obrigada!

Título do e-mail: Nós da {nome da empresa} agradecemos sua atenção na última semana

Olá, {nome do cliente personalizado}. Tudo bem?

Nos últimos dias enviamos alguns dados sobre nosso negócio e os diferenciais do nosso serviço. Ele realmente se encaixa perfeitamente na estrutura da sua empresa. Caso queira aproveitar nosso último dia de desconto e free trial, estamos à disposição nos contatos abaixo.

Telefones e e-mails de contato.

A prospecção de clientes é uma ciência, suas estratégias precisam ser testadas e melhoradas. Ao mesmo tempo, os leads adquiridos e qualificados devem ter todas as interações e follow-ups registrados para gerar informações cruciais para o fechamento da venda.

Se restou ainda alguma dúvida sobre como realizar uma prospecção eficiente, basta nos escrever logo abaixo.

Estaremos a disposição :)