Nos últimos anos, o método Kanban vem ganhando popularidade como forma de melhorar a produtividade e ajudar equipes a alcançarem seus resultados em vários lugares do mundo. 🎯
Por isso trouxe este artigo explicando o que é Kanban e como ele pode ajudar as equipes a trabalhar com mais eficiência. Trouxe também alguns dos motivos pelos quais as equipes devem usar o Kanban e como começar a usá-lo de forma assertiva.
Vamos lá? 😉
O que é o método Kanban e como ele ajuda a melhorar a produtividade das equipes
O método Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que foi desenvolvida na década de 1950 pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno.
Seu principal foco é ajudar as equipes a identificarem e visualizarem os fluxos de trabalho, o que permite um melhor controle e compreensão do progresso dos projetos.
Além disso, o método Kanban também promove a colaboração entre os membros da equipe, uma vez que todos podem ver o status atual dos outros.
O que o Kanban traz de novo para o gerenciamento de projetos
O método Kanban é baseado no princípio da melhoria contínua, ou seja, as equipes devem sempre buscar formas de melhorar seus processos e produtividade. Ele também é flexível e pode ser adaptado às necessidades específicas de cada projeto e organização.
Outra vantagem do método Kanban é que ele não requer grandes mudanças nos processos existentes, o que torna mais fácil sua implementação.
Além disso, o método Kanban também permite que as equipes acompanhem de perto o progresso de cada tarefa e sejam mais responsivas a eventuais problemas que possam surgir.
Isso é possível graças às visualizações fornecidas pelo quadro Kanban e seu sistema de etiquetagem, que permite acompanhar todas as etapas de um projeto.
Quais são os tipos de Kanban?
Atualmente, existem três tipos principais de Kanban: Lean Kanban, Kanban para Projetos e Agile Kanban. Cada um possui um foco principal, por isso, é imprescindível ter um objetivo definido antes de implementá-lo na sua equipe.
Olha só: 👇🏻
- O Lean Kanban é uma extensão da metodologia Lean, que se concentra em reduzir desperdícios, desenvolver processos de curto ciclo e otimizar recursos. O Lean Kanban usa gráficos para gerar insights que ajudam as equipes a tomar decisões informadas sobre como melhorar a performance.
- O Kanban para Projetos é ideal para equipes que estão trabalhando em projetos de curto prazo. Este tipo de kanban ajuda a monitorar o andamento e ajuda a equipe a identificar problemas antes que eles afetem a entrega do projeto.
- O Agile Kanban se concentra na entrega de produtos de alta qualidade com rapidez. É ideal para projetos de longo prazo que precisam de agilidade e respostas rápidas. Esta metodologia permite que os times melhorem seus processos e façam as alterações necessárias no meio do projeto.
Sua escolha depende das necessidades da sua equipe e do projeto específico. Se você precisa de um método para desenvolver projetos de longo prazo, o Agile Kanban é ideal.
Por outro lado, se você está trabalhando em projetos de curto prazo, o Kanban para Projetos pode ser a solução.
Agora, se você está procurando melhorias contínuas, o Lean Kanban pode ajudar.
Por que as equipes devem usar o método Kanban
O método Kanban é uma ferramenta eficaz para aumentar a produtividade das equipes, pois fornece um quadro visual de todos os itens em andamento e impedem que as equipes fiquem sobrecarregadas com muitas tarefas ao mesmo tempo.
Quais são seus principais benefícios
Os principais benefícios do Método Kanban são:
- Ele melhora a comunicação entre os membros da equipe, uma vez que todos podem ver o progresso de cada tarefa;
- Aumenta a produtividade das equipes, pois elas não ficam sobrecarregadas com muitas tarefas simultaneamente;
- Facilita o gerenciamento de mudanças, uma vez que as equipes podem facilmente visualizar quaisquer alterações no processo;
- Melhora o planejamento, uma vez que as equipes podem identificar gargalos no processo e trabalhar para resolvê-los.
Como usar o método Kanban para melhorar a produtividade das equipes
O primeiro passo para utilizar o método Kanban é compreender os fluxos de trabalho existentes na sua empresa e, a partir daí, identificar onde e como o Kanban pode ser implementado para melhorá-los.
Existem três principais etapas na implantação do método Kanban: visualização dos processos, limitação do WIP e controle das tarefas.
A visualização dos processos envolve a criação de um quadro Kanban que identifique todas as etapas do seu processo produtivo, desde o início até o fim. Esse quadro pode ser físico ou virtual, mas deve estar sempre visível para todos os envolvidos no projeto.
Em seguida, é necessário estabelecer um limite para o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo. Isso evitará que as equipes fiquem sobrecarregadas e garantirá que as tarefas sejam finalizadas antes de novas serem iniciadas.
Por último, é importante ter um mecanismo para controlar as tarefas em andamento e garantir que elas estejam sempre sendo monitoradas. O Kanban Board é uma ferramenta útil para isso, pois permite que todos os envolvidos no projeto possam ver o status das tarefas em tempo real.
Definindo prioridades com o Kanban
O método Kanban é geralmente usado usando quadros e cartões visuais para as tarefas. Um quadro Kanban contém quatro colunas que fluem de esquerda para direita, que incluem a seguinte informação:
- Backlog: esta é a coluna onde o trabalho começa, onde todas as ideias devem ser colocadas para definir sua importância e urgência;
- Em andamento: esta é a coluna onde a tarefa em questão está sendo trabalhada;
- Finalizado: esta é a coluna onde a tarefa foi concluída.
- Entregue: esta é a coluna onde a tarefa é entregue ao cliente.
Cada coluna tem um limite de trabalho para garantir que cada etapa dura o tempo necessário para cumprir os requisitos do projeto. Se um trabalho leva mais tempo do que o esperado, pode-se ajustar os limites de trabalho para que os projetos sejam concluídos corretamente.
Assim que o fluxo e os limites de tarefas já foram estabelecidos, as equipes podem começar a utilizar o método Kanban para definir prioridades e gerenciar melhor o seu tempo.
O primeiro passo é classificar as tarefas em função da sua importância e urgência: tarefas importantes são aquelas que impactam diretamente nos resultados da empresa; já as tarefas urgentes precisam ser finalizadas dentro de um prazo determinado.
As tarefas mais importantes e urgentes devem sempre ter prioridade sobre as demais. No entanto, é importante lembrar que nem todas as tarefas precisam ser finalizadas imediatamente – algumas podem ser adiadas para uma data posterior sem prejudicar o andamento do projeto.
Um exemplo prático é categorizar essas prioridades por cores. Assim ficará fácil identificar o que é de extrema urgência.
Identificando gargalos com o Kanban
Outra vantagem do método Kanban é que ele permite identificar e solucionar gargalos nos processos produtivos. Gargalos são aqueles pontos em que o processo se torna ineficiente e acaba atrasando todo o projeto.
Por meio do Kanban Board, as equipes podem identificar facilmente onde estão os gargalos e, a partir daí, trabalhar para solucioná-los.
Algumas soluções mais comuns para os gargalos incluem a redistribuição de tarefas entre as equipes, a criação de novas rotas de trabalho e a automação de tarefas repetitivas.
Melhorando o planejamento com o Kanban
O método Kanban também pode ser utilizado para melhorar o planejamento das equipes e garantir que todas as tarefas sejam finalizadas dentro do prazo estabelecido.
Para isso, basta criar um quadro Kanban contendo todas as tarefas a serem realizadas, bem como os prazos para cada uma delas. As equipes podem então organizar as tarefas em função da sua prioridade e trabalhar de forma mais eficiente para finalizá-las dentro do prazo estabelecido.
Viu só como é fácil?
O método Kanban é uma ótima ferramenta para aumentar a produtividade das equipes e garantir que os projetos sejam finalizados dentro do prazo estabelecido mas, para que isso aconteça de forma satisfatória, é preciso um engajamento significativo de todos os seus membros.
Quando bem estabelecido e implementado, é possível alcançar um fluxo de trabalho mais suave, ágil e eficaz que levará a mais eficiência do seu time. E mais: o Kanban ajuda a criar melhores práticas de trabalho que promovem maior colaboração, clareza de tarefas e melhor organização interna.
Portanto, o Kanban pode ser extremamente útil para as equipes, possibilitando a criação e execução de projetos mais eficientes, bem como uma melhor administração do tempo e recursos.
Agora me diz, ficou alguma dúvida sobre o conteúdo? Se sim, comente aqui embaixo e vamos trocar conhecimento!
Até próxima, nesse mesmo bat-canal! 💛