Em um mundo empresarial cada vez mais dinâmico e desafiador, vendedores e gestores enfrentam uma avalanche de tarefas e responsabilidades em suas rotinas.
Não é novidade que o ritmo acelerado do ambiente corporativo muitas vezes se traduz em uma sobrecarga de atividades. Isso acaba demandando uma habilidade crucial: a capacidade de priorizar e gerenciar eficientemente o tempo.
Diante desse cenário, a Matriz de Eisenhower surge oferecendo uma abordagem estratégica para classificar as tarefas com base em sua urgência e importância.
Profissionais do universo das vendas são conhecidos por suas agendas repletas de compromissos e metas a cumprir. Por isso, enfrentam o desafio constante de discernir entre tarefas que demandam atenção imediata e aquelas que podem ser delegadas ou adiadas. E a busca por um método eficaz de organização e priorização torna-se uma necessidade para otimizar a produtividade e alcançar resultados sustentáveis.
Neste contexto, a Matriz de Eisenhower se revela como uma bússola valiosa, proporcionando uma abordagem sistemática para a categorização de atividades.
Ao dividir as tarefas em quadrantes com base na urgência e importância, essa metodologia oferece uma visão clara e estruturada. Isso permite que vendedores e gestores identifiquem rapidamente as demandas críticas e as oportunidades de crescimento a longo prazo.
Neste artigo vamos descobrir como a Matriz de Eisenhower se tornou uma aliada essencial para aqueles imersos no universo competitivo das vendas. Além disso, vamos descobrir, também, como a matriz capacita-os a enfrentar a sobrecarga de atividade de forma estratégica!
O resultado? Um aumento significativo da produtividade e no alcance de metas com maior eficácia.
Pronto(a) para ter uma organização de atividades maior, alcançando a sonhada produtividade e eficiência? Boa leitura!
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Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower (ou Matriz de Importância x Urgência) foi criada e usada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Ela ficou famosa após ser utilizada no livro “7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen R Covey.
A matriz separa as atividades em quatro quadrantes, divididos pelo grau de urgência e importância de uma tarefa. A partir destes dois conceitos é possível obter quatro combinações (quadrantes):
Mas antes de demonstrar como essa ferramenta funciona, vamos entender melhor os conceitos de urgência e importância:
- Atividades urgentes: tudo aquilo que deve ser feito quanto antes, aquilo que não se pode deixar para depois.
- Atividades importantes: tudo aquilo que realmente traz valor e que te ajuda a alcançar seus objetivos. São atividades com forte ligação com suas metas.
Quadrante 4: Perda de tempo
Considere primeiro as tarefas não importantes e não urgentes. Atividades assim devem ser descartadas, eliminadas completamente, excluídas do seu dia a dia, pois são, literalmente, perda de tempo.
Essas atividades são, por definição, não importantes (sem relevância) e não urgentes (podem esperar). Logo, tais tarefas não geram resultados, sugam sua produtividade e tomam o precioso tempo de sua equipe.
Um gerente inteligente não permite que sua equipe atue em uma atividade sem relevância. Bons colaboradores não se desperdiçam tempo com tais tarefas.
Quadrante 3: Interrupções
Devemos também nos esforçar para reduzir a ocorrência de atividades não importantes, mas urgentes. Trata-se de todas as tarefas que não trazem valor, mas devem ser feitas. Por exemplo, chamadas telefônicas e e-mail são, muitas vezes, tratados como urgentes, independentemente da sua importância.
É interessante alterar o seu ambiente para evitar interrupções e responder apenas em horas oportunas. Assim, atividades que supostamente eram urgentes são filtradas e não interrompem a sua produtividade e de sua equipe.
As suas reuniões são cansativas, pouco produtivas e os participantes faltam muito? Se sim, elas se encaixam neste quadrante e provavelmente vocês precisam repensá-las e reestruturadas.
Quadrante 1: Crise e Incêndios
Atividades importantes e urgentes devem ser tratadas conforme elas ocorrem.
Normalmente, aqui você vai ter reuniões de resultados, acidentes, problemas emergentes, projetos atrasados, entre outros. Muitas vezes, são tarefas importantes que foram mal planejadas e precisam ser realizadas sem atrasos.
É fato que sua equipe não pode ignorar as crises. Mas, se ela gasta o tempo apenas lutando contra incêndios, então vocês precisam corrigir os fios defeituosos causadores desses incêndios.
Imagine uma empresa que atua com mensalidades. Vamos considerar que ela sofre com cancelamentos em massa e o consequente aumento do churn rate. Neste caso, a ação imediata é uma conversa para tentar reter o cliente.
Contudo, a longo prazo, deve-se atacar a raiz do problema. Seria em identificar a causa dos cancelamentos e atuar na satisfação e no sucesso do cliente (Customer Success).
Conheça outras nomenclaturas essenciais no universo B2B no artigo abaixo:
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A melhor maneira de reduzir os eventos importantes e urgentes é sempre atacar a causa do problema. Por mais que seja complicado inicialmente, essa medida gera melhores resultados a longo prazo.
Quadrante 2: Valor e Resultados
As atividades importantes, mas não urgentes, são as coisas mais importantes que você pode fazer em seu trabalho. São as atividades que geram o crescimento e produzem valor para uma pessoa ou organização. Tais atividades foram planejadas e estão alinhadas às metas pessoais ou da empresa em questão.
Logo, quanto mais atividades desse quadrante você fizer, mais próximo de atingir os seus objetivos você estará.
A produtividade mora nesse quadrante!
Uma empresa que tem processos que priorizam tais atividades, possui:
- Funcionários mais satisfeitos;
- Maior produtividade; e
- Melhores resultados.
Resumindo, se você fizesse 25% a mais dessas atividades, você estaria 75% mais próximo dos seus objetivos.
Como gestor, você está em uma posição única para concentrar o trabalho de toda a sua equipe nas atividades importantes, mas não urgentes. Seu trabalho é blindar sua equipe de tarefas sem sentido (IV) e das interrupções (III). Você tem o poder para delegar as atividades, buscando otimizar o desempenho geral.
Os não viram benefícios imediatamente! Mas com o tempo, sua equipe será uma máquina de resultados.
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Dicas para manter a produtividade com a Matriz de Eisenhower
Para manter a sua produtividade com a Matriz de Eisenhower, é importante revisar e atualizar constantemente as suas tarefas em cada quadrante.
Estabeleça metas e prazos claros para cada atividade, e aprenda a delegar tarefas menos importantes para focar no que realmente importa. Ao manter a disciplina e o foco, você poderá alcançar seus objetivos de forma mais eficiente.
Retroalimente sua matriz
Após entender os quadrantes e dividir suas atividades na Matriz de Eisenhower, é hora de começar a trabalhar.
Realize as atividades e sempre atualize sua matriz com as novas atividades. Separe também um tempo para refletir se as atividades estão nos quadrantes corretos.
Quando confrontado com uma tarefa, pare e pergunte a si: “Estou fazendo isso porque é importante ou estou fazendo isso porque é apenas urgente?”
Por fim, vale lembrar uma citação atribuída ao filósofo e matemático grego Pitágoras:
“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”
Conclusão
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta poderosa para maximizar a sua produtividade e melhorar a sua gestão do tempo. Ao aplicar essa metodologia e seguir as dicas fornecidas neste artigo, você poderá transformar a sua forma de trabalhar e alcançar resultados excepcionais.
E para que você chegou até o final do artigo, temos mais um plus: um WebiNectar voltado para o tema de produtividade em vendas! Veja como o Eduardo Moura, CRO da Nectar, trouxe insights para auxiliar na gestão do seu tempo e trazer mais performance na sua rotina!
Não espere mais, comece a usar a Matriz de Eisenhower hoje e eleve a sua produtividade a um novo nível! Se tiver sobrado qualquer dúvida, entre em contato conosco, ok?
Até a próxima!