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Saiba o que é BPO e quais as vantagens dessa estratégia?

BPO ou Business Process Outsourcing é uma estratégia de terceirização largamente utilizada em manufaturas (um exemplo clássico é a Coca-Cola), mas que está em constante crescimento dentro das empresas de serviços, principalmente do setor de Tecnologia da Informação.

No dia 22 de março de 2017 a Câmara dos Deputados aprovou o texto base do projeto de lei que autoriza o trabalho terceirizado para qualquer tipo de atividade.

Isso me motivou a pesquisar e escrever sobre esse tipo de terceirização que é bem menos conhecida, mas já aplicada em diversas organizações de sucesso.

Mas como usar BPO efetivamente? Como essa estratégia funciona? Quais as vantagens ao implementá-lo?

O que é BPO?

BPO é a sigla em inglês para Business Process Outsourcing ou, em português, Terceirização de Processos de Negócio.

Trata-se de uma estratégia de terceirização dos processos secundários e da gestão de certas funções administrativas que são indispensáveis para o funcionamento de uma organização.

Isto é, dividimos os processos entre aqueles que fazem parte da essência (core business) da organização e aqueles que apoiam as atividades-fim da empresa e são terceirizáveis por meio do BPO.

Para entender isso melhor, vejamos um exemplo:

Imagine que você possui uma empresa que produz calçados que requer o recrutamento de novos funcionários e a aplicação de treinamentos frequentemente.

Para que esses processos ocorram, a empresa deve disponibilizar e manter diversos recursos humanos e materiais que poderiam ser aplicados em seus processos centrais.

Dependendo do esforço necessário nessas atividades e o nível de qualidade apresentada, seria interessante utilizar o BPO.

Tais atividades ficariam na responsabilidade de uma empresa especialista em recrutamento e treinamento de funcionários, promovendo:

  • a redução nos custos;
  • um aumento na qualidade do serviço;
  • e um maior foco da instituição na produção dos calçados (atividade-fim).

Como você pode perceber, o BPO se difere bastante da terceirização tradicional.

Enquanto a terceirização tradicional promove apenas a entrega de mão de obra simples por parte de uma empresa (limpeza, transporte, manutenção), o BPO comporta todos os elementos de um processo interno.

Outra característica do BPO é a busca pelo aprimoramento e automação de processos.

Muitas vezes, ocorre a adoção de hardwares e softwares específicos (CRM, ERP entre outros) para a automação dos processos e a melhoria do desempenho.

Áreas terceirizáveis

As áreas terceirizáveis de uma empresa variam conforme a área de atuação dela, mas aqui vão alguns exemplos dos processos que comumente são terceirizados:

  • Elaboração de Treinamentos
  • Recrutamento
  • Finanças
  • Atendimento ao cliente (call center)
  • Auditoria dos processos e contas
  • Gerenciamento de documentos
  • Infraestrutura e softwares

4 principais benefícios do BPO

O BPO de uma estratégia é difícil de ser implementada, pois demanda processos bem definidos e maduros, além do engajamento de toda a empresa.

Apesar disso, possui diversos benefícios que podem ser um diferencial em uma organização. Vejamos alguns deles:

1 - Aumento de produtividade e desempenho

Os funcionários não precisam se preocupar com atividades secundárias, permitindo à equipe um total foco nas atividades mais primordiais de uma empresa.

Essa postura se torna uma vantagem competitiva, pois a maioria das organizações ainda têm que lidar com funcionários multitarefas, não especializados e pouco produtivos.

2 - Redução de custos e aumento do lucro

O custo da terceirização é alto, mas ela extingue os departamentos e funcionários ineficientes, acarretando na redução de custos a longo prazo, o aumento da qualidade do seu serviço e o aumento na lucratividade.

3 - Qualidade nos processos

A terceirização por BPO conta com profissionais especializados que utilizam métodos e tecnologias apropriadas para os seus processos, promovendo a qualidade desses processos.

Além disso, existe a qualidade gerada através do foco no core business que pode gerar uma melhora nos processos centrais.

4 - Relatórios e mensuração

No acordo entre a empresa que terceiriza um processo e aquela que presta este serviço, fica registrado qual o desempenho esperado e quais os relatórios e métricas (KPIs – Indicadores-Chave de Desempenho e SLA – Acordo de Nível de Serviço) utilizados para acompanhar o desenvolvimento do serviço.

Isso dá aos gestores uma forma de monitorar os resultados de forma eficiente.

BPO é para mim?

Por mais que uma empresa não utilize o BPO ou não pretende implementá-lo, pode-se usar os conceitos que fundamentam essa estratégia para desenvolver ações com objetivos e benefícios semelhantes.

Por exemplo, o aumento de qualidade e eficiência dos processos é conseguida através de 3 pilares:

  • Metodologia;
  • Ferramentas tecnológicas; e
  • Profissionais especialistas focados em um processo.

Portanto, é possível aplicar esses conceitos em uma empresa sem necessariamente terceirizar alguma área de uma empresa.

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