BPO significa Business Process Outsourcing. É uma estratégia de terceirização largamente utilizada em manufaturas (um exemplo clássico é a Coca-Cola). Está em constante crescimento dentro das empresas de serviços, principalmente do setor de Tecnologia da Informação.
Mas como usar BPO efetivamente? Como essa estratégia funciona? Quais as vantagens ao implementá-lo?
Neste artigo, vamos explorar os riscos e desafios do BPO e como essa prática pode revolucionar a forma como sua empresa opera. Você verá os seguintes tópicos ao longo deste conteúdo:
- O que é BPO?
- Áreas terceirizáveis
- 4 principais benefícios do BPO
- 1 - Aumento de produtividade e desempenho
- 2 - Redução de custos e aumento do lucro
- 3 - Qualidade nos processos
- 4 - Relatórios e mensuração
- BPO é para mim?
Vamos nessa?🚀
O que é BPO?
BPO é a sigla em inglês para Business Process Outsourcing ou, em português, Terceirização de Processos de Negócio.
Nada mais é do que uma estratégia de terceirização dos processos secundários e da gestão de certas funções administrativas. Essas funções são indispensáveis para o funcionamento de uma organização.
Dividimos os processos em duas partes. Primeiramente, naqueles que fazem parte da essência (core business) da organização. Já no segundo tópico, aqueles que apoiam as atividades-fim da empresa e são terceirizáveis por meio do BPO.
Ok, pessoal, não entendi muito bem na prática...🧐
Para entender isso melhor, vejamos um exemplo:
Imagine que você possui uma empresa que produz calçados que requer o recrutamento de novos funcionários e a aplicação de treinamentos frequentemente.
Para que esses processos ocorram, a empresa deve disponibilizar e manter diversos recursos humanos e materiais que poderiam ser aplicados nos processos centrais.
Dependendo do esforço necessário nessas atividades e o nível de qualidade apresentada, seria interessante utilizar o Business Process Outsourcing.
Tais atividades ficariam na responsabilidade de uma empresa especialista em recrutamento e treinamento de funcionários, promovendo:
- a redução nos custos;
- um aumento na qualidade do serviço;
- e um maior foco da instituição na produção dos calçados (atividade-fim).
Como você pode perceber, o BPO pode se diferir bastante da terceirização tradicional.
A terceirização tradicional promove apenas a entrega de mão de obra simples por parte de uma empresa (limpeza, transporte, manutenção). Já o BPO, Business Process Outsourcing, comporta todos os elementos de um processo interno.
Outra característica do BPO é a busca pelo aprimoramento e automação de processos.
Muitas vezes, ocorre a adoção de hardwares e softwares específicos. Um exemplo disso é o CRM, ERP entre outros para a automação dos processos e a melhoria do desempenho.
Áreas terceirizáveis
As áreas terceirizáveis de uma empresa variam conforme a área de atuação dela. Aqui vão alguns exemplos dos processos que são bem comuns em serem terceirizados:
- Elaboração de Treinamentos;
- Recrutamento;
- Finanças;
- Atendimento ao cliente (call center);
- Auditoria dos processos e contas;
- Gerenciamento de documentos;
- Infraestrutura e softwares.
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4 principais benefícios do BPO
O serviço de BPO (Business Process Outsourcing) é uma estratégia que, embora ofereça inúmeros benefícios, pode ser desafiadora de implementar.
Esse desafio se deve a vários fatores cruciais. Primeiramente, é necessário que haja uma demanda consistente para justificar a terceirização dos processos.
Além disso, é fundamental que os processos internos da empresa sejam bem definidos e estejam em um estágio de maturidade avançado.
Isso significa que a empresa precisa ter procedimentos claros e eficientes, que possam ser facilmente transferidos e gerenciados por um provedor externo.
Apesar disso, possui diversos benefícios que podem ser um diferencial em uma organização. Vejamos alguns deles:
1 - Aumento de produtividade e desempenho
Ao adotar essa abordagem, os funcionários podem se concentrar exclusivamente nas atividades principais da empresa, sem a distração de tarefas secundárias.
A equipe então pode dedicar todo o tempo e esforço às atividades mais críticas e estratégicas. Isso trará aumento da eficiência e a qualidade do trabalho realizado.
Essa postura oferece uma vantagem competitiva significativa. Muitas organizações ainda lutam com equipes que precisam desempenhar múltiplas funções, muitas vezes não especializadas e menos produtivas. Na sua empresa será diferente! Ela se destacará por ter uma equipe focada e especializada.
Isso não só melhora a produtividade e a qualidade dos resultados, mas também promove um ambiente de trabalho mais organizado e motivado. Nesse cenário cada membro da equipe pode contribuir com o máximo de suas habilidades e conhecimentos.
2 - Redução de custos e aumento do lucro
Embora o custo inicial da terceirização possa ser alto, essa estratégia elimina departamentos e funcionários ineficientes. Resultado? Uma significativa redução de custos a longo prazo.
Além disso, a terceirização aumenta a qualidade dos serviços prestados, porque permite que especialistas se concentrem em áreas-chave. Com processos mais eficientes e de alta qualidade, a empresa pode aumentar sua lucratividade de maneira sustentável e contínua.
3 - Qualidade nos processos
A terceirização por BPO (Business Process Outsourcing) envolve a contratação de profissionais especializados que utilizam métodos e tecnologias apropriadas para otimizar seus processos. Ok, pessoal, e o que isso vai promover? Uma alta qualidade nas operações, claro!
Além disso, ao permitir que a empresa se concentre no seu core business, a terceirização pode resultar em melhorias significativas nos processos centrais. Esse foco renovado nas atividades principais aprimora a eficiência e a qualidade dos serviços essenciais. Também fortalece a posição competitiva da empresa no mercado.
4 - Relatórios e mensuração
No acordo entre a empresa que terceiriza um processo e a prestadora de serviços, são definidos o desempenho esperado. Também são especificados os relatórios necessários. Além disso, são estabelecidas as métricas, como KPIs e SLA, que serão usadas para monitorar o desenvolvimento do serviço. Isso dá aos gestores uma forma de monitorar os resultados de forma eficiente.
📚Quer se aprofundar nas siglas acima? Tenho artigos para te indicar:
- O que são KPIs de vendas e por que são tão importantes?
Blog da NectarCRM I Conteúdo de valor para equipes de vendas!
2. SLA: o que é, sua importância e quais seus benefícios para sua empresa?
Blog da NectarCRM I Conteúdo de valor para equipes de vendas!
BPO é para mim?
Por mais que uma empresa não utilize o BPO ou não pretende implementá-lo, ela pode usar os conceitos que fundamentam essa estratégia. Assim desenvolverá ações com objetivos e benefícios semelhantes.
Por exemplo, o aumento de qualidade e eficiência dos processos é conseguida através de 3 pilares:
- Metodologia;
- Ferramentas tecnológicas; e
- Profissionais especialistas focados em um processo.
Portanto, é possível aplicar esses conceitos em uma empresa sem necessariamente terceirizar alguma área de uma empresa.
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Um abraço e até o próximo conteúdo!⚡