Sales Operations também conhecido como Sales Ops ou S&OP (Sales and Operations Planning) significa planejamento das operações e vendas.
Esse planejamento operacional ajuda os gerentes de vendas no plano estratégico de uma corporação. Servem para visualizar métricas e montar os melhores KPIs a serem analisados no dia a dia.
Nas empresas B2B, bater a meta do mês é o maior foco de cada componente da equipe comercial. Dia após dia são realizadas ações para ir ao encontro do objetivo. Ter o caminho, em números, da sua operação de vendas de forma objetiva e clara é algo indispensável. Dessa forma, a análise das práticas mais eficientes na cadeia processual das vendas será mais exata.
Assim, nasce a necessidade de um controle de dados feito pela figura do operador de vendas ou Sales Operations. Atuando no background das vendas, é possível munir os gestores e líderes de dados importantes. Assim, auxiliam na tomada de decisões, afastando o achismo na tomada de grandes ações.
Descubra a seguir o que é Sales Operations e suas melhores práticas para você começar a executar.
Vamos juntos?
Qual é o objetivo do Sales Ops?
O objetivo principal não é apenas fornecer dados retirados da plataforma usada para gerenciamento de vendas. Aliás, fica aqui registrada a importância de ter não só um CRM para essa administração, mas também a atualização dele de maneira correta.
É importante procurar dentro de cada indicador algumas lacunas que possam responder diversas perguntas de um gestor de vendas como:
- Por qual motivo meus Reps não bateram a meta desse mês?
- Em qual etapa do meu funil de vendas estou perdendo mais Leads? Por quê?
- Qual o impacto no meu fluxo de caixa se for iniciado um processo de aceleramento?
- Como está a minha movimentação de funil em quantidade e qualidade?
É como se cada métrica fosse uma peça de um quebra-cabeça. Cada falha identificada e corrigida é uma lacuna desse jogo que foi preenchida.
Apesar do foco estar voltado para área de vendas, a atuação do Sales Ops vai além do comercial. Esse dado também monitora as demais áreas como Financeiro e Marketing.
Dessa forma, há um panorama desde o monitoramento do orçamento para queimar em prospecção. Esse caminho passa por:
- Nutrição dos leads pelo marketing;
- Adequação do volume de MQLs;
- Fechamento da venda.
No fim das contas, tudo isso ajuda na assertividade para com estratégias e mudanças de táticas.
Por que fazer esse planejamento?
Possuir um esquema de Sales Operations com uma equipe dedicada a essa função é imprescindível. Principalmente, para quem almeja que um dos objetivos seja a tão sonhada previsão e possibilidades de escala dos negócios.
Conduzindo assim, os vendedores são levados da condição de generalistas para a de especialistas no assunto.
Ao fornecer dados e relatórios das métricas certas com uma frequência definida, o poder de orientação de um líder fica bem mais evidente. Ele se torna sustentado por bases sólidas e indiscutíveis, os números.
Com essa compreensão permitida pelo trabalho do planejamento, o desempenho em todos os níveis da equipe fica facilmente analisado. Caso tenha empecilhos, será corrigido o mais depressa possível.
Com a máquina de vendas ajustada, a estimativa de previsões deixa de ser utopia para passar a ser algo executável.
Além disso, o acompanhamento das rotinas diárias, semanais e mensais fazem total sentido. Formam uma trilha visível e replicável extremamente necessária quando se deseja alavancar o crescimento com a adesão de novos SDRs e REPs.
Ao ter um caminho já rastreado e validado com base nos Sales Top Performance tudo fica mais nítido e as rotinas dos novos colaboradores podem ser orientadas detalhadamente.
E mais uma vez, a escala do seu negócio vai do mundo das ideias para o mundo concreto em instantes, levando a grandes possibilidade de sucesso.
Formação de uma equipe e colaboração entre outras áreas
Toda empresa possui um Sales Operations desde a fundação. No início é o próprio head de vendas, que muitas vezes também é o próprio CEO. Ou seja, é concentrada em uma figura, geralmente, todas essas funções.
Com a validação do produto no mercado, amadurecimento da empresa e o aumento da complexidade gerencial existem alguns desafios. Aumentam as necessidades de se conseguir manter a empresa no caminho certo em meio às muitas mudanças e crescimentos acelerados.
A mesma pessoa que antes vendia, gerenciava, coletava dados e análises já não consegue mais sozinha. A urgência de um operador de vendas começa a surgir.
Um time de Sales Operations é formado ao ter um processo inicial pré-estabelecido. O motivo é bastante simples: com um processo, você tem etapas.
Com etapas, você consegue números. Com eles surge a ideia se o seu processo está te levando para o lugar certo ou não!
Assim, uma equipe de Sales Ops sucede a um processo de venda minimamente construído, podendo ser segmentado por área. Ou seja, você pode ter dentro da sua equipe, se for muito complexo e necessário, uma ou mais pessoas focadas em:
- Marketing: Analisando o andamento das campanhas e principalmente, o número de MQLs gerados e sua qualidade.
- Vendas: É necessária uma estrutura mais sólida, ou uma construção para isso. Visto que é a área onde todos os processos da estratégia são feitos e geram resultados. Aqui, o volume de informações a serem captadas é maior.
- Financeiro: Tentando alinhar todo o processo por um ponto de visto macro e de viabilidade. Desde a comissão, até o cash burn disponível para projetos. Como sabemos, é cada vez mais importante inovar e renovar em um mercado de crescimento acelerado. Porém, resguardando de nunca colocar a carroça na frente dos bois.
- Customer Success: Aqui, o mais interessante é conseguir manter o canal de comunicação bem claro entre vendas e pós-venda. Monitorar o churn até o crescimento dos cases de sucesso. Para que o departamento comercial isso é super relevante para saber se o que está fechando é mesmo um perfil de cliente ideal.
Aqui vai uma dica!
Nunca use de falsas verdades em nenhuma etapa do seu processo! É o tiro no pé mais comum no mercado.
Em resumo, um time de Sales Operations é formado com a segmentação de áreas dentro do seu próprio negócio. Não é necessário de prontidão, ter uma pessoa para cada área, varia muito do estágio em que está o seu negócio.
As melhores práticas para atingir o sucesso em gestão com o Sales Ops
1. Montar seu War Room
Nas guerras os generais convocavam sua equipe de inteligência para mapear e tomar as melhores decisões. Criar mais estratégicas e avaliar as que tinham maior potencial de sucesso. Em vendas essa prática é totalmente bem-vinda e eficaz.
Montar seu war room (sala de guerra) é criar um alinhamento entre gestor de vendas, potencialização das estratégias e Sales Operations. Nessa ação, os KPI’s mais importantes da equipe comercial são definidos e analisados. É preciso usar esse mapeamento de métricas para direcionar o barco da sua empresa no oceano em que se encontra!
2. Promover de ações internas
Repassar as conclusões definidas no war room com investigações dos números e sugestões de melhorias é uma ótima prática.
É importante ter em mente que números por si só não têm influência alguma em processo nenhum. O essencial é saber o que eles querem dizer e criar ações para isso.
A partir disso, orientar a equipe para estarem falando a mesma língua e praticando o mesmo processo se torna consequência das análises. Esse passo é indispensável tanto para a rotina quanto para a análise de resultados.
3. Planejar, executar e medir
Mais uma vez, como essa figura tem, pela sua própria rotina, um conhecimento do processo desenhado, uma boa prática é testar ajustes. Nenhum processo, por melhor que seja, atinge os 100% do seu potencial.
Planejar, executar e medir a eficácia de novos métodos e tecnologias é crucial e tira de vez uma provável estagnação da sua empresa.
4. Aplicar o Drill Down
Por último, uma boa prática para aplicar no planejamento é colocar tudo em uma visão de drill down. Essa técnica fala sobre destrinchar o máximo de detalhes. Quebrar a pipeline etapa por etapa, as metas mensais em metas semanais e diárias são exemplos de drill down que são necessários.
Quanto mais específica for a análise, mais nítida fica a identificação de problemas ou qualidades do seu processo.
Aplicando dessa forma, a equipe saberá o que tem que atingir a cada dia. O que fazer em cada etapa para concluir o mês com metas concluídas está claro.
Começar o monitoramento com Sales Operations em uma empresa pode trazer o maior ROI em um curto espaço de tempo. Isso porque saber onde está posicionado e ter uma dimensão de futuro mais sólida gera urgência e mudança de rota caso tenha algo fora do escopo inicial.
Veja no YouTube uma explicação rápida do que é ROI e como aplicá-lo!
O importante é começar!
O começo talvez seja o mais nebuloso dentro de todas as áreas das vendas, já que existem muitas métricas e KPIs. A falta de informações sobre Sales Operations, principalmente em português, também é um desafio.
Levar o "planejar, executar e medir" como lema é o caminho para uma mentalidade fortalecida. Isso torna o retorno no final do projeto mais gratificante e de maior resultado.
Tecnologia e ferramentas de planejamento
Com o avanço da tecnologia, as operações de vendas têm acesso a uma variedade de ferramentas e soluções inovadoras que podem revolucionar a maneira como conduzem seus negócios. Nesse tópico, exploraremos as tecnologias e ferramentas mais recentes disponíveis para equipes de Sales Operations, como elas podem ser utilizadas para maximizar a eficiência das operações de vendas e seus pontos principais a serem observados.
Automação de Processos
Discussão sobre como ferramentas de automação de processos, como CRM e plataformas de automação de vendas, podem simplificar tarefas rotineiras, como gerenciamento de leads, follow-ups de clientes e geração de relatórios.
Em nosso canal no YouTube temos um conteúdo explicativo sobre o que é CRM!
Análise de Dados e Business Intelligence (BI)
Exploração de ferramentas de análise de dados e BI que permitem às equipes de Sales Operations extrair insights significativos de grandes volumes de dados de vendas.
Como a análise preditiva e a modelagem de dados podem ajudar as equipes de vendas a identificar padrões, prever tendências de mercado e tomar decisões informadas para impulsionar o crescimento das vendas.
Inteligência Artificial (IA)
Visão geral de como a IA está sendo aplicada nas operações de vendas para personalizar interações com clientes, prever comportamentos de compra e otimizar processos de vendas.
Conclusão
Dessa forma, vemos como é importante a decisão de aplicar um planejamento de operações em um time comercial. Ter ferramentas centralizadas não só na fase final das vendas, mas em todos os processos que conectem os setores entre si é crucial para fechar negócios em um planejamento de venda.
A prática inteligente e estratégica de tecnologias e ferramentas em Sales Operations não apenas melhora a eficiência e a produtividade, mas também permite que as empresas se destaquem em um mercado competitivo e impulsionem o crescimento sustentável a longo prazo.
Como explicado em tópicos acima, o CRM é uma das ferramentas que proporciona essa otimização de operações e qualidade de trabalho para os vendedores.
Aqui na NectarCRM visamos um plano de ação com metas e objetivos palpáveis. Entender o que é e não é aplicável é necessário para um processo comercial de sucesso desde o funil de vendas em marketing até as metas de vendas concluídas.
Queremos te ajudar o passo a passo para aprimorar suas estratégias de vendas com um sistema robusto que atende cada fase do seu negócio.
Transforme o seu time de vendas os tornando cientistas em vendas e aprenda a aplicar nossa metodologia da cultura de CRM!
Nectar | Software CRM para Gestão de Vendas B2B