O sucesso do uso de um novo software é diretamente ligada ao uso contínuo, e o uso contínuo só é possível se os novos usuários tiverem confiança para acessar e alimentar essa ferramenta. Dessa forma o primeiro passo para esse sucesso é uma excelente implementação.

Mas, primeiramente devo explicar…

O que é a implementação de um software?

Assim que um produto é comprado, o primeiro passo é entender como é o funcionamento deste, com um software não é diferente. É de extrema importância entender além de seu objetivo principal, o funcionamento e como é feita sua utilização, pois somente assim chega-se ao ponto crucial que é o resultado entregue, ponto esse que possivelmente foi um dos principais para adquirir esse sistema.

Então, imaginando a jornada deste usuário imaginamos que neste momento ele efetuou a compra desse “serviço”, e até o momento o único elo de ligação entre novo usuário e sistema é um consultor comercial, que apresentou cada vantagem de seu produto, e como ele iria auxiliar no processo desse cliente. Mas nesse momento o consultor já não acompanhará tão de perto os usuários, e com isso, temos a figura do Implementador! Para que essa experiência não seja desgastante ao cliente, precisando repetir tudo que foi dito durante a negociação. O ideal é que consultor e implementador tenham uma excelente comunicação interna, pois assim ficará simples de explicar aquilo que o novo usuário|cliente quer ou precisa.

Passos para o sucesso da implementação

1º passo: reunião de alinhamento interno

O indicado nesse momento é realizar uma reunião de alinhamento interno, onde todas as dores que foram percebidas ao longo da trajetória de compra seja levado em consideração e entendido por essa nova pessoa envolvida. É aqui onde o consultor deve ser claro naquilo que indicou ao cliente. Mas se a reunião não é algo viável, é de extrema importância um documento detalhando essa fase, seja um e-mail, um formulário, ou até mesmo uma ligação telefônica. O fato é: mostrar ao implementador tudo que foi acordado, para que não haja quebra de expectativa ou contradição.

2º passo: passagem de bastão

Passado o entendimento, chega o momento de uma apresentação formal, ou o que chamamos de passagem de bastão: até aqui houve um acompanhamento muito próximo, que continuará a ser prestado porém por outra pessoa, com isso a apresentação entre todos os participantes dessa etapa é estabelecido, bem como os canais de comunicação entre eles. Esta reunião pode acontecer entre: cliente, consultor e implementador. Para que todas as dúvidas desse projeto sejam eliminadas, e o entendimento de tudo que há para ser feito seja alinhado. E claro, é o momento de ouvir do próprio cliente sobre suas expectativas.

*Aqui na Nectar chamamos esse passo de kick off, isso mesmo pontapé, uma reunião entre Sales rep, implementador e cliente, fazendo a apresentação do escopo, a solicitação de informações úteis, e apresentação das pessoas envolvidas, gerando proximidade.

3º passo: mão na massa!

Com algumas informações sobre o cliente em mãos, e todo cronograma pré definido é a hora de “pôr a mão na massa”. Isso irá depender de cada sistema, e tipos de operações. Mas aqui inicia as configurações primárias conforme acordado.

Bom, até aqui nota-se uma estrutura adaptável a todos os processos e sistemas, mas de agora em diante já não existe uma “receita de bolo”, pois tudo dependerá de quais os próximos passos do sistema e da operação…

No entanto, ainda existe um passo que liga diretamente ao primeiro parágrafo deste artigo: o sucesso. O treinamento das pessoas que utilizarão essa ferramenta deve ser feita baseada completamente nas características configuradas para a operação. O que isso quer dizer: além de treinar sobre o que seu sistema “faz” ou o que ele é capaz, é necessário mostrar o que ele faz para aquela operação! Pois somente assim você irá gerar valor ao trabalho de configurações realizado, e necessidade de uso.

Vou mostrar um exemplo disso:

Você vem até mim com um problema: “Sempre que bebo café em copo plástico queimo a ponta dos dedos.”

Bom, eu te ofereço uma xícara! Digo que ela irá resolver seu problema de uma vez por todas!

E passo para o setor de implantação de uso de xícaras.

O implementador conhece seu problema e conhece a solução indicada (excelente, passo 1 realizado!)

Chega o momento de te mostrar como usar a xícara.

Ele chega e diz:

  • está xícara possui uma alça em porcelana;

  • foi fabricada no Brasil;

  • pode ser utilizada para transportar materiais líquidos.

E te entrega a xícara!

Bom, ele explicou muito bem o que é a xícara e como pode ser usada… Mas não resolveu seu problema.

Com isso um ótimo implementador faria o seguinte:

  • está xícara possui uma alça em porcelana;

  • foi fabricada no Brasil;

  • pode ser utilizada para transportar materiais líquidos como o café, que é seu maior interesse;

  • para que você possa desfrutar de um café quentinho sem se preocupar em queimar os dedos, basta despejar o café, e segurar em sua alça. Dessa maneira seus dedos ficarão longe da superfície que ficou aquecida!

Viu como este mostrou os detalhes de seu produto, mas muito mais que isso, mostrou como o produto é útil para aquele usuário?

Uma implementação de sucesso consiste nisso, os novos usuários precisam enxergar seu processo dentro do sistema para que faça sentido utilizarem aquele novo software.Caso contrário só será um período de cansaço para aprender algo que não se sabe ao certo “pra quê”.

Depois da implementação também existe um passo a passo para o pós… o acompanhamento e verificação da eficácia dessa nova ferramenta, mas isso é assunto para um próximo artigo :)

Deixa aqui embaixo se você tem alguma técnica para prender a atenção nesse processo de implantação :D