Entenda o que analisar para reestruturar seu processo comercial!

O momento que estamos enfrentando é sem precedentes. Definitivamente, ninguém calculou a hipótese de uma pandemia, e todas as adaptações que uma situação de quarentena, isolamento social e crise econômica exigem, no seu planejamento anual.

Como transferir uma equipe inteira para o home office, garantir a disciplina e a qualidade de trabalho, cortar custos excedentes para garantir uma estabilidade de caixa em meio a crise, prospectar novos clientes, demonstrar solidariedade com os colaboradores, se posicionar nas redes sociais, cuidar da saúde e rever o seu processo comercial, tudo ao mesmo tempo?

São muitos desafios urgentes.

A situação em que nos encontramos acelera muitos processos que provavelmente aconteceriam na nossa empresa nos próximos 3 ou 4 anos, mas que agora precisam ser enfrentados simultânea e imediatamente.

Sem duvidas, sai na frente o gestor que entende a importância de um processo comercial bem estruturado, que cumpre com o objetivo de transformar o primeiro contato de um lead (início do processo) em uma venda de fato (final do processo).

Parece simples, mas o caminho para um processo comercial eficiente exige uma equipe preparada, estratégias eficientes e ferramentas que otimizam o trabalho. Vamos falar sobre esses pontos:

1. Como uma equipe preparada pode te ajudar a cumprir com os seus objetivos:

Um planejamento de vendas é formado fundamentalmente por pessoas, dos dois lados da negociação.

Ter uma equipe sinérgica, preparada para enfrentar os desafios do momento em que estamos vivendo, disposta a compreender o cenário comercial e encontrar as respostas que o seu negócio pode oferecer para o momento de crise é, sem dúvida, o que de mais valiosa uma empresa pode ter nesse momento.

Portanto, é hora de fazer com que o seu colaborador se sinta parte do desafio de reestruturação do seu processo comercial, que ele tenha voz e que suas opiniões e ideias sejam ouvidas e levadas em conta!

Fazê-lo entender que a parte dele no processo é fundamental para que “a máquina” como um todo continue funcionando, deixá-lo presenciar o processo como um todo, e não apenas a sua parte.

A analogia que é possível fazer para ilustrar esse cenário é a da do modelo de produção fordista, muito utilizado nas fábricas oriundas da Revolução Francesa na década de 1780.

Esse modelo tem como uma de suas principais características um sistema de produção em massa de um produto, em que um funcionário de uma fábrica poderia passar anos apertando o parafuso de uma peça sem saber do que se trata o produto final comercializado por essa fábrica.

Não existe espaço na atualidade para empresas que não promovem o envolvimento de seus colaboradores no planejamento estratégico, é preciso abandonar o fordismo para trás, toda a equipe precisa entender todo o processo, conhecer o produto final e falar com propriedade sobre ele.

Quando todos esses aspectos forem executados, algumas questões mais práticas na estrutura da sua equipe de vendas com o processo vão ser mais fáceis e naturalmente ajustadas: a disciplina do trabalho em home office, os horário a serem cumpridos e as reuniões de feedback.

Cada equipe precisa se organizar da forma com que for mais produtivo para todo mundo, portanto deixo aqui algumas ideias e dicas de ferramentas que podem ser usadas para facilitar o trabalho em equipe durante esse momento:

1.1 Reuniões:

Atingir uma frequência de reuniões maior do que a normal é importante nesse momento, primeiro porque é saudável para a equipe se ver, conversar ao vivo e trocar experiências. Segundo porque é a forma mais eficiente de obter feedback e gerir as tarefas.

1.2 Algumas ferramentas têm sido muito comentadas..

e utilizadas por empresas que já funcionavam em home office e aderidas por aquelas que têm se adaptado a esse cenário agora, algumas delas são:

• Google Chat ou Slack:
  São duas ferramentas de comunicação interna que permitem uma melhor interação entre os colaboradores da empresa e seus liderados.

A ideia central aqui é fazer com que os colaboradores sejam respondidos rapidamente por quem os lidera quando pedirem ajuda ou sugestões; criar um grupo para cada equipe da empresa; dar feedbacks e informações importantes em um grupo que tenha todos os funcionários ou no privado, entre vários outros benefícios.

Diferente do whatsapp onde por muitas vezes mesclamos o pessoal com profissional, qualquer assunto tratado nessas ferramentas serão estritamente profissionais.

• Google Meet ou Zoom:
  Reuniões que antes eram feitas somente presencialmente, podem ser muito bem ser substituídas por uma dessa duas ferramentas. Além de ver quem está do outro lado, é possível fazer apresentações e compartilhar assuntos internos ou novas estratégias comerciais de forma visual.

• CRM:
  É impossível comentar sobre otimização e mudança processual sem colocar em pauta a ferramenta que permite ao gestor e vendedor atuar de forma mais segura, profissional e estratégica.

Rever o planejamento estratégico da área comercial sem ter dados confiáveis para tomar decisão, ou fica na dependência de informações que ficam em planilhas que muitas vezes demoram para ser atualizadas ou que não possuem informações necessárias para decidir com segurança. Falarei mais sobre esse ponto no final.

1.3 Estabelecer um horário de trabalho:

O trabalho remoto muitas vezes nos convida a optar por uma nova rotina de trabalho, muitas pessoas se sentem mais produtivas em determinados horários.

Acontece que é importante para o bom desempenho da equipe que todos estejam trabalhando ao mesmo tempo e consigam manter uma rotina de contato.

Portanto é importante que isso seja combinado e cumprido por todos, inclusive pelos gestores e líderes de cada uma das áreas da sua empresa.

Por fim, nesse momento é essencial que a empresa demonstre empatia e solidariedade com seus colaboradores, atentos quanto às dificuldades enfrentadas durante esse momento, fazendo-os sentir acolhidos e participantes fundamentais na busca da empresa por se reinventar.

A ameaça de uma possível demissão em massa tem afetado muitos funcionários e o medo, ao contrário do que muitos pensam, é um fator que prejudica o rendimento de muitos.

2. Como não prejudicar o seu planejamento de vendas

• Não fingir que não tem nada acontecendo!

Talvez já tenha se tornado clichê, mas é comprovado que aprendemos mais com a repetição; ADAPTAÇÃO é a palavra-chave.

Não é possível que em tempo de pandemia os especialistas de vendas da sua empresa estão mantendo a mesma abordagem para tentar abrir uma venda. Ou que o líder da área continue olhando somente para o resultado final e não se importe tanto com a jornada da venda se tratando de ações como ligações, envios de email, campanhas de vendas conectadas com a área de marketing e outros.

A comunicação em cada etapa do processo precisa ser mais personalizada e empática possível, ainda mais nesse período.

• Reflita: Qual resposta nós podemos dar para as perguntas que a crise tem gerado para os nossos clientes?

Talvez gerar mais conteúdo e compartilhar o que você está fazendo para continuar gerando bons resultados; Definir estratégias para o fechamento ou para contornar objeções que possam surgir durante as etapas do processo; Aumentar ainda mais a qualidade no atendimento e na passagem de bastão entre equipes (SDR e Vendedor);

Se portar como um verdadeiro especialista no que você está oferecendo!

• Não negligencie sua análise!

Você pode até delegar a função de criação de relatórios ou busca de dados para um sales ops, mas a análise e a tomada de decisão precisa vir do líder.

Envolva tudo o que for preciso para fazer isso com segurança: veja os números de ligações, quantidade de reuniões de qualificação ou apresentação, números de email enviados, oportunidades abertas, agendamentos realizados, motivos de ganho e perda, segmentos atendidos, origem da oportunidade, forecast, taxa de conversão e qualquer outro dado necessário para que você evite o erro.

3. KPI´s.

Sim, os KPI´s são os famosos Indicadores Chave de Performance. Eles com certeza são muito importante na revisão do processo comercial da sua empresa.

Se você já tem um canvas definido, com o objetivo de cada etapa, as validações, formas de contorno de objeções, e expectativa de conversão entre etapas, ótimo! Isso já ajuda em grande parte.

Agora precisamos nos atentar aos padrões. O que realizável? Como ficou a taxa de conversão geral, o ticket médio e ciclo médio de venda no mês passado?

Analise com calma sua a taxa de conversão, relembrando:

De outra forma, veja qual o histórico de conversão entre as etapas do funil, e encontre o gargalo na sua operação.

Exemplo: se o percentual de conversão é menor na etapa de apresentação, temos dois motivos pertinentes > falha no diagnóstico na apresentação. Encontre o erro!

Veja também o histórico de ticket médio por vendedor. Talvez seja inevitável que nesse momento os vendedores necessitam mais de aplicar descontos. Essa análise te dar a oportunidade de não deixar os vendedores soltarem a mão venderem somente com descontos altos.

Mexa com a cabeça dele e use esse número para o lado financeiro pessoal, exemplo: vendedor, descontos maiores em suas vendas significam que fica mais difícil de chegar na sua meta e consequentemente menos dinheiro no seu bolso.

Gere mais valor e continue sendo firme nas suas negociações, lembre-se: você é o especialista.

Por último, veja em qual o tempo médio das vendas de cada vendedor. Em alguns segmentos esse número diminuiu, o que é bom quando há um bom planejamento e a quantidade de vendas não afete diretamente o resultado de entrega do pós-venda por exemplo.

Preste atenção para vendas extremamente rápidas e fora do comum, isso talvez não signifique nada negativo no momento, mas no futuro consequências negativas podem surgir para área de CS e talvez gerando o pior, o churn.

4. CRM.

Meu amigo e minha amiga, se você ainda não fritou a cabeça pensando "como eu vou mudar algo no meu processo ou definir estratégias nesse período usando planilhas?" possivelmente tem algo errado com você rsrs.

Tudo evoluiu muito rápido de março para cá, e você não pode ficar atrás dos seus concorrentes mesmo que o seu negócio esteja funcionando parcialmente.

Esse é o momento de se preparar para voltar com tudo e sair na frente da concorrência quando tudo isso passar.

Pesquise sobre CRM, e veja o quanto essa ferramenta pode te ajudar a padronizar o processo que foi alterado, a analisar relatórios, indicadores e gráficos em tempo real sem precisar dedicar 2 dias atualizando e organizando planilhas, e além disso, gerenciar diariamente os indicadores de cada vendedor e comprovar com dados que o ele fala realmente está cumprido.

Saiba mais alguns benefícios em contratar um CRM.

Todos esses números e dados podem ser facilmente acessados em uma ferramenta de CRM. O grande lance é: se você errar, encontre o erro mais rápido e ache uma solução para isso.

5. Sales People

Por último, não esqueça que os SDR´s e os vendedores também são pessoas e podem estar passando por esse momento com dificuldade, e você líder é a pessoa que irá animá-lo e ajudá-lo.

Lembre-os que cada um deles faz parte desse desafio, como foi citado lá em cima. Assim como o seu vendedor está sendo empático com os prospects, seja empático com eles e mostre que está à disposição para contribuir no alcance do seu resultado individual.

Faça coach one a one, reunião de pipeline e seja um líder fora do comum aqui, afinal de contas a sua equipe comercial está lutando para conseguir vender mesmo em meio à este momento.

Veja algumas frases motivacionais que podem te ajudar com esse trabalho de engajamento e motivação dos vendedores!

Conte conosco também, nós da Nectar estamos sempre à disposição para ajudar.