No cenário empresarial competitivo de hoje, as organizações esforçam-se por otimizar as suas operações e alcançar a máxima eficiência. Uma ferramenta poderosa que as empresas podem utilizar para atingir esses objetivos é um sistema de gestão robusto.
Um sistema de gestão empresarial é um software que permite fazer a gestão das tarefas rotineiras de uma empresa. Por meio desse sistema de gestão é possível conectar as diferentes áreas de uma operação e automatizar vários processos antes operacionais.
A rotina empresarial, se não for bem gerenciada, desencadeia uma série de problemas estruturais que marca a operação ao fracasso. Seja pela falta de comunicação entre departamentos, pela dispersão de informações ou planos de ação mal executados.
É comum que as opções de organização, estruturação de processos e etc., sejam feitas em planilhas, cadernos, plataformas de gestão de tarefas...
Mas não que esses métodos não sejam úteis, ok? Mas é complicado e trabalhoso em momentos de utilização comum ou compartilhamento de dados. E seguir desta forma pode ser até possível, porém não se pode negar que traz um desgaste e tanto.
Por isso, faz-se ainda mais necessário um sistema de gestão no dia a dia dessas organizações.
A noção de tempo do mundo corporativo de ação e reação nos últimos tempos mudou. A necessidade de ter acesso as informações, dados e números utilizados no dia a dia para operacionalizar tarefas específicas aumentou.
Então qual seria a solução para essa situação?
Neste texto, vamos falar sobre sistemas de gestão, as diferenças entre eles e como escolher o melhor para o seu negócio. Vamos lá?
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O que é um Sistema de Gestão?
Os sistemas de gestão são softwares que concentram processos e centralizam todas as informações relevantes para que uma operação de negócios funcione.
Seja para pequenas, médias ou grandes empresas, um sistema de gestão reduz o tempo gasto em atividades operacionais. Assim, as equipes podem se concentrar mais em atividades estratégicas para aumentar o seu desempenho.
Esses sistemas de gestão surgiram a partir da necessidade das operações em:
- Concentrar os dados, informações e números em uma plataforma;
- Unir a gestão de todas as áreas da empresa;
- Visão holística do desempenho da operação;
- Análise de indicadores pautadas em relatórios atualizados;
- Reduzir a dispersão de informações;
- Otimizar a execução de atividades para os colaboradores;
- Acelerar o envio de contratos, oportunidades de vendas;
- Reduzir a jordana de compra e venda da solução/produto;
- Rapidez na estruturação de estratégias;
- Aumentar os resultados e lucros do negócio;
Com um sistema de gestão você pode ter:
- uma organização inteligente a cerca de atividades financeiras;
- envio de documentos e dados;
- estoques e compras; relatórios e fluxo de caixa;
- emissão de notas fiscais;
- dentre várias outras opções tudo centralizado em uma só plataforma.
Além disso, um sistema de gestão te entrega a possibilidade de centralização de informações de vários departamentos. Isso proporciona mais facilidade e otimização nas consultas e geração de relatórios.
O resultado? Maior agilidade na tomada de decisão, que impacta diretamente no tempo de ação e reação da sua operação.
Agora que você entendeu o que é um sistema de gestão, vou te mostrar os tipos e a diferença entre eles. Continue a leitura!
Tipos de Sistema de Gestão
Os dois tipos de sistema de gestão mais utilizados são: ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Manager).
O ERP é um software responsável por fornecer módulos e sistemas para a gestão administrativa, financeria, contábil e operacional da empresa.
Já o CRM é um software responsável pela gestão do relacionamento com o cliente. Ele possui uma série de funcionalidades focadas em gerenciar um processo e entregar mais valor ao seu cliente.
Clique no artigo abaixo e entenda as diferenças entre um ERP e um CRM, além de entender o porquê de integrar esses dois softwares.
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As maiores vantagem desses sistemas de gestão é disponibilidade do acesso remoto a todos os colaboradores, permitindo uma atualização constante dos dados. Além disso, os sistemas de gestão permitem uma análise dos indicadores de performance e desempenho mais específica.
Seja por meio dos relatórios ou pela disposição dos números centralizados, eles facilitam a estruturação de estratégias baseadas nos KPI's do seu negócio.
ERP: Enterprise Resource Planning
O ERP (Enterprise Resource Planning) organiza todas as informações de gerenciamento da operação de negócios.
Ele entrega uma visão macro de todos os processos que envolvem o funcionamento da organização, permitindo um olhar holístico para toda a operação. Isso acelera o compartilhamento de dados, que influencia diretamente o processo de tomada de decisão.
Ou seja, com ele você centraliza os dados de:
- movimentação financeira;
- oportunidade de negócio dos colaboradores;
- tarefas administrativas;
- faturamento e compras, cálculos de tributos de operação de entrada e saída.
- fácil acesso ao fluxo de caixa;
- logística da empresa e dentre outras funções.
Mas como o ERP funciona?
Ele inclui módulos separados, te dando a possibilidade de organizar e acompanhar cada dado de cada área, mas mesmo assim, de forma centralizada.
Ele possui um espaço para as informações financeiras, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, despesas e receitas, e assim por diante. Também tem um espaço para controle de vendas, outro para controle de estoque, organizando assim toda a sua gestão.
Além disso, possui uma flexibilidade na qual você pode utilizar os módulos segundo a sua necessidade, visto que cada empresa tem suas particularidades. E conforme suas demandas por outros módulas surgem, você pode adicioná-los sem ter muita dor de cabeça.
CRM: Customer Relationship Management
O CRM (ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) é uma ferramenta na qual tem por objetivo gerenciar o relacionamento com o cliente. Isso ocorre desde sua entrada como lead, centralizando todas as informações relevantes para tornar sua jornada mais especial, e além disso, fidelizá-los.
Esse sistema de gestão é a união entre uma estratégia de negócio e um sistema (software) baseado na nuvem (cloud computing). Além disso, ele tem quatro aplicações:
- CRM Operacional;
- CRM Analítico;
- CRM Colaborativo; e
- CRM Estratégico.
No artigo abaixo você pode saber mais sobre os 04 tipos de CRM que existem no mercado, além de descobrir qual melhor se encaixa na sua operação:
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E como o CRM funciona?
Ele é totalmente focado no processo comercial. Com isso você consegue cadastrar em uma base de contatos todos os leads que chegam, independente de sua origem. E a partir desta ação, trabalhar no seu processo de vendas cada um desses leads.
E não se esqueça: o CRM é focado em processo de vendas complexas. Portanto, em cada uma das etapas você pode colher e gerenciar todas a informações necessárias para a próxima etapa.
No vídeo abaixo você consegue entender um pouco mais sobre como o CRM funciona, seus benefícios e diferenciais! Dê o play e curta o conteúdo!
Além disso, alguns CRMs vão muito além destas funções. Eles também podem gerenciar as atividades dentro do processo comercial e disponibilizam módulos para análises e relatórios. Isso auxilia bastante suas estratégias e tomadas de decisão mais assertivas.
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EntrarVantagens de utilizar um Sistema de Gestão
Além da organização e gestão que esses sistemas trazem, a seguir temos algumas vantagens que você pode observar ao optar por utilizá-los:
Economia para a empresa
Assim como sabemos que a rotina empresarial é densa e acelerada, também sabemos que gera custos a cada uma das atividades executadas. Por isso, uma das principais vantagens do sistema de gestão é a economia que ele propõe.
Os esforços estarão centralizados em um único lugar, gerando mais eficiência e produtividade. Além disso, eles irão dispensar o trabalho de terceiros para cuidar das particularidades sigilosas do seu negócio.
Os sistemas de gestão ajudam a reduzir gastos da sua operação porque eles centralizam tudo em um único sistema. Isso diminui a quantidade de ferramentas e diferentes plataformas necessárias em áreas e departamentos diferentes do seu negócio.
Eficiência
Os sistemas de gestão proporcionam para sua empresa uma menor margem de erros. E isso é possível pelo simples fato de não precisarem lidar com um fluxo intenso de atividades e informações.
Uma vez que todas as atividades e informações estão centralizadas em um único lugar, é mais fácil ter acesso rápido a elas. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência.
Controle sobre os setores
Uma grande dificuldade para os gestores é a falta de informações precisas, ou, até mesmo, a organização delas. Isso deixa a gestão comprometida, não por culpa do gestor, mas por ele não ter o controle das informações.
Os sistemas de gestão ajudam a lidar com cada setor, devolvendo o controle de cada um para suas mãos.
Segurança para os dados da empresa
Com um bom sistema de gestão você tem total controle de quem pode acessar os dados da empresa. Esses sistemas utilizam o armazenamento em nuvem, então para acessá-os, é preciso pedir uma permissão ao "administrador".
Isso promove uma segurança maior com dados sensíveis e relevantes para sua empresa e operação.
Gestão de pessoas
O processo de adaptação de novos colaboradores é gradual até que todos se acostumem a atualizar o banco de dados com as informações.
Mas uma vez realizado, é possível acompanhar o desempenho e performance dos seus colaboradores nas funções realizadas. Além disso, é possível visualizar erros e acertos, e até mesmo, estruturar planos de ação em cima destes KPIs.
Decisões estratégicas
Por meio dos sistemas de gestão é possível ter uma visão macro de todos os processos da empresa. Por isso a centralização de informações facilita a criação de estratégias mais direcionadas.
Tomar decisões de negócio baseados em dados aumenta a assertividade das estratégias criadas para alcançar os objetivos finais da empresa.
Como escolher um sistema de gestão adequado para a sua empresa?
A melhor maneira de escolher um sistema para sua empresa é checar suas necessidades e ver qual melhor se encaixa para resolvê-las. Ou seja, se atente para:
- Custo-benefício da ferramenta
Verifique se os benefícios que ela trará sobre seu investimento, resolve o que você precisa no momento.
- Usabilidade da ferramenta
O sistema deve ser prático, tanto para os gestores, quanto para os colaboradores que vão utilizá-lo. Esses sistemas são ferramentas para melhorar a eficiência e organização, e não dificultar ainda mais, ok?
- Funcionalidades da solução
É importante que as funcionalidades da ferramenta condizam com as necessidades de todo o seu processo e também de todos os departamentos.
- Segurança da ferramenta
Afinal estamos falando sobre as informações valiosas de sua empresa, portanto é importante que se tenha a garantia da segurança.
- Integrações disponíveis
Cada área da empresa pode utilizar algum software exclusivo e indispensável para seu funcionamento. Por isso, é importante se atentar as integrações, permitindo assim o compartilhamento de informações entre essas plataformas.
Depois de analisar essas questões, você terá condições de optar por algum sistema que faça sentido para sua empresa. E pode ter certeza que esse sistema irá transformar (para melhor!) a rotina da sua empresa e os resultados.
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