Rotina de reuniões eficientes para equipes de vendas

Daniel Bueno -

As reuniões com seu time de vendas são produtivas? Você já esteve em uma reunião onde os participantes estavam dispersos, e os objetivos da reunião não foram alcançados? O que fazer nessas situações?

Veja nosso vídeo e continue lendo o artigo, pois juntos iremos acabar com as famosas reuniões chatas. Aqui você vai aprender como fazer reuniões para engajar e motivar seu time de vendas, aumentando assim o desempenho comercial.

Planejamento

Uma boa reunião começa com um bom planejamento. Reuniões desorganizadas desmotivam e tornam o debate improdutivo e estressante.

Em virtude do nosso contato com equipes comerciais de todo Brasil, percebemos que esse um problema é muito recorrente. Sendo assim, como planejar melhor minhas reuniões?

1. Tenha um objetivo

Antes de mais nada, é preciso definir qual o objetivo principal da reunião. Depois verifique se esse objetivo justifica a custo de mobilizar toda a equipe de vendas.

Geralmente, reuniões com a equipe de vendas tem como objetivo:

  • Apresentar os resultados das vendas;
  • Discutir melhorias no processo comercial;
  • Compartilhar o aprendizado;

Caso você não encontre um bom objetivo, não faça a reunião.

2. Liste todos os tópicos e faça uma apresentação visual

O cérebro humano se concentra mais facilmente quando estimulado visualmente. Dessa forma, uma apresentação visual te ajudará a manter o foco da equipe.

Essa estratégia também mantem o objetivo da reunião bem claro para todos, o que ajuda a controlar o escopo da reunião e evita discussões desnecessárias.

E então você me pergunta: “Tenho que preparar os tópicos em slides toda reunião?”

Não necessariamente! Você pode escrever os tópicos em um quadro ou entregar uma cópia dos tópicos para cada participante. Use sua criatividade e os recursos que você possui. Com tempo você descobrirá o que é mais efetivo para seus colaboradores.

Faça que isso se torne um hábito em suas reuniões.

Por se tratar de técnicas muito simples, os gerentes tendem a subestimar sua eficiência e deixam de realizá-las.

Reuniões semanais

Outra ação que deve se tornar um hábito: reuniões semanais com a equipe de vendas.

Trata-se de reuniões rápidas para analisar os resultados e experiências da semana anterior, e a partir disto, definir ações estratégias da semana atual.

Em outras palavras: O que a equipe comercial fez semana passada que gerou bons resultados e devemos replicar nessa semana? O que não gerou bons resultados e não devemos repetir?

Dessa forma otimizamos a performance de todos os consultores e descobrimos os “gaps” do funil de vendas. Veja algumas análises e ações que podem ser feitas:

1. Funil de Leads Semanal

Verifica quais são os leads que chegaram na semana passada, e ainda não receberam qualquer ação comercial, seja uma qualificação ou mesmo uma oportunidade de venda.

Assim, nenhum lead fica perdido na sua base de contatos e todos os leads gerados são aproveitados.

2. Indicadores da Semana

Relatório que identifica as oportunidades criadas, ganhas e perdidas ao longo das semanas.

O gerente de vendas será capaz de identificar o padrão da alimentação e conclusão do funil de vendas, indicando se houve alterações de produtividade em comparação às semanas anteriores. Vamos para um exemplo prático. Imagine esse cenário:

Média por semana:

  • Varia entre 30.000 e 50.000 reais em novas oportunidades;
  • Varia entre 5.000 e 10.000 reais em oportunidades ganhas;
  • Varia entre 40.000 e 30.000 reais em oportunidades perdidas.

Se em uma determinada semana os indicadores estiverem fora dessa média, o gerente comercial deve buscar a causa dessa variação anormal.

Geralmente trata-se de dificuldades sazonais (nas primeiras ou últimas semanas dos meses). Mas pode ser algum problema na pipeline ou na equipe (caso a produtividade do colaborador esteja em declínio).

3. Forecast da semana

São as negociações cujas conclusões estão previstas para a semana em questão. São estas as oportunidades que precisam de maior foco e ação proativa por parte do consultor de venda.

O consultor de vendas deve alinhar com o gerente comercial que ações são possíveis para garantir e acelerar o fechamento de uma oportunidade.

  • O que pode ser oferecido para ajudar o cliente a decidir?
  • Quais os impedimentos para o fechamento?
  • Que ações tomar para manter a proximidade com o decision taker?

4. Definir um plano

Com base na apresentação e análise dos resultados, é hora de planejar as ações da semana. Documente as ações e distribua para os responsáveis.

Na próxima reunião você saberá se as ações produziram resultados.

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Reuniões mensais

Para esse tipo de reunião costuma ser mais comum a apresentação de resultados.

Nela queremos descobrir as não-conformidades do funil de vendas, ajustar gargalos e projetar os resultados para o novo mês.

Se os consultores de venda possuem sugestões de melhoria para a pipeline comercial, esse é o momento de colher os feedbacks e realizar os ajustes necessários. Veja alguns dados que podem ser analisados:

1. Amostra de resultados

Apresentar resultados gerais obtidos pelo departamento comercial e de marketing na forma de:

  • Gráfico de novas oportunidades abertas no mês analisado;
  • Gráfico de oportunidades fechadas vs perdidas;
  • Funil de Clientes;
  • Opcional: Ranking de colaboradores.

2. Motivos de ganho e perda

Preparar a equipe para tratar com as objeções mais comuns apresentadas pelos clientes. Essa preparação pode envolver a mudança de alguma estratégia de gerência ou diretoria, sendo esta reunião um momento propício para o debate prático das soluções, e nunca dos problemas!

  • Criar ou atualizar a lista de objeções;
  • Debater soluções para evitar perdas pelos maiores motivos;
  • Apontar os pontos fortes do funil de vendas.

3. Detecção de gargalos

Identificar estatisticamente onde estão os gargalos que barram oportunidades no funil de vendas. Apontar estratégias para suavizar ou eliminar os gargalos atuais, visando o aumento da taxa de conversão final.

Os executivos comerciais podem apontar suas dificuldades ao adentrar uma negociação em certa etapa, facilitando a detecção do motivo do gargalo.

Pode-se buscar uma amostragem de 5 a 10 oportunidades específicas, perdidas na etapa que gera o gargalo para uma análise do histórico, buscando encontrar um padrão que leve à perca.

Encontrando-se o padrão, altera-se a estratégia e confere-se os resultados no próximo ciclo de vendas.

Resultados Obtidos

Após três meses utilizando esse modelo de reunião você poderá observará os seguintes benefícios e melhorias:

  • Equipe comercial alinhada;
  • Consultores de venda fazem auto-gestão;
  • Prevenção de problemas pontuais;
  • Aumento da taxa de conversão;
  • Redução do ciclo médio de vendas;
  • Tratamento dos gargalos do funil de vendas.

Para poder preparar reuniões mais rapidamente, é necessário ter um software CRM completo em estatísticas e relatórios. Sendo assim, recomendo que faça um teste grátis no NectarCRM.

Caso tenha alguma dúvida, deixe aqui nos comentários.