Como fazer sua equipe ser mais produtiva

A montagem e gestão de equipes, sejam elas de vendas ou de qualquer outra área, é sempre desafiador, mesmo que estas não tenham muitas pessoas. E, para manter a produtividade de todos esses profissionais em bom nível, são necessárias algumas medidas estratégicas, tanto a nível organizacional, quanto operacional.

Em resumo, fazer com que todos tenham noção do que se espera deles, e garantir que todos estejam comprometidos com esses resultados são os dois pilares que sustentarão uma equipe produtiva. Porém, a construção desses pilares pode levar tempo, e sua manutenção deve ser constante.

Vamos conferir algumas estratégias organizacionais para aumento da produtividade de sua equipe?

Direcionamento e Orientação

Para garantir que a equipe seja orientada a resultados, é importante que todos os membros conheçam, em detalhes, quais são as metas e objetivos a serem alcançados, e quais são os caminhos para alcançá-los.

Uma forma de facilitar a visualização destes objetivos é a quebra em metas menores, que somarão para o objetivo final. É natural que, com um objetivo mais palpável e de curto prazo, fique mais fácil que a equipe enxergue o que precisa fazer a cada dia ou semana, e cumpra esses marcos para atingir os objetivos finais a médio ou longo prazo. Quando os objetivos parecem distantes ou sem urgência, o ritmo de trabalho diminui, e, nesse cenário, as chances de alcance das metas finais cai drasticamente.

Liberdade e auto responsabilidade dos membros da equipe

O engajamento de uma equipe, especialmente quando falamos de vendas, está totalmente atrelado ao nível de liberdade que cada um tem para acompanhar suas próprias entregas, e à aplicação de suas próprias técnicas e características dentro do processo. Uma equipe que se sente engessada, irá perder a motivação rapidamente, e as quedas de eficiência podem ser extremas.

Como forma de dar essa liberdade à equipe sem perder o controle da operação, é interessante responsabilizá-los pelos resultados, de maneira que possam ser cobrados em caso de números ruins, mas que também sejam bonificados e reconhecidos em caso de entregas dentro ou acima do esperado! Essa forma de trabalhar mantém os colaboradores em busca dos resultados e faz com que os próprios busquem maneiras de se adequar e melhorar sua produtividade no dia a dia.

Ambiente Saudável

O ambiente de trabalho é algo que pode sabotar completamente a produtividade de qualquer equipe, em caso de descontentamento dos integrantes. Uma equipe numerosa pode ser bastante heterogênea e, com muitos perfis distintos, podem surgir atritos.

A presença de um gestor agregador, que estimula a competição interna somente dentro de níveis saudáveis, mantém o engajamento da equipe e a colaboração interna. Assim, as distrações são menores durante as rotinas de trabalho, mantendo os colaboradores com boa produtividade durante períodos maiores.

Além disso, conhecer os pontos fortes e fracos de cada um dentro da equipe faz toda a diferença para direcionar os talentos de cada um para aquelas atividades nas quais eles se saem melhor e se sentem mais à vontade. Foi pensando nisso que Aaron Ross idealizou a segmentação dos times de vendas em Pré-Vendedores e vendedores. Ao estruturar esta alteração, Aaron impulsionou a lucratividade de seu time comercial ao especializar duas sub-equipes para terem diferentes pontos fortes, entre prospecção e fechamento, e se complementarem ao longo do processo de vendas.

Estratégias Operacionais para aumento da produtividade

A nível operacional, existem diversas técnicas, algumas até bem simples, que impactam bastante na produtividade e na entrega final de equipes corporativas. Como seria de se esperar, a maioria delas está relacionada à gestão de tempo.

Quebra de horários

A quebra de horários é uma prática comum para manter os colaboradores concentrados. diversos estudos comprovam que os picos de concentração humana não duram mais que uma hora. Assim, inserir intervalos de 10 a 15 minutos a cada hora de trabalho torna o rendimento maior do que se todos trabalhassem sem interrupções.

Priorização de atividades por blocos de horário

A organização das atividades por blocos de horário é outra alternativa para manter a produtividade em alto nível, através do direcionamento do foco de cada um dentro da equipe.

Nas atividades comerciais, por exemplo, há uma série de atividades distintas, que exigem diferentes habilidades, tais como e-mails, ligações, reuniões, apresentações etc. Além disso, dependendo dos estágios de cada negociação, a forma de abordagem para cada uma dessas atividades se altera muito.

Se as pessoas do time de vendas tiverem que passar de uma atividade para outra muitas vezes, surgem distrações e dificuldades de concentração que acabam diminuindo bastante a quantidade de atividades que estes conseguem cumprir durante o dia.

Os blocos de horário se tornam uma opção para agrupar as atividades do dia a cada intervalo de horário, de acordo com o tipo (e-mails, ligações, reuniões), ou de acordo com o estágio (pesquisa, prospecção, venda). Isso orienta os vendedores a manterem a preparação para as atividades focada em um só modo dentro de cada período, reduzindo as distrações e tornando todos mais produtivos.

Quebra da carga de atividades

Ainda pensando na organização de atividades, a quebra de carga é outra forma de direcionar o foco em equipes. O volume de atividades a cumprir, na maioria das vezes, é maior do que o que todos conseguem cumprir ao longo de um único dia. Caso todos tentem fazer o máximo possível, sem organização, irão se esgotar rapidamente e não entregarão o esperado.

Para garantir uma entrega eficiente, é interessante estipular uma cota de atividades diárias a serem feitas, para chegar ao objetivo final. Tais cotas podem, inclusive, serem trabalhadas como metas de fato, de maneira a determinar um nível de produtividade padrão para toda a equipe diariamente, semanalmente e mensalmente.

Em vendas, uma prática muito utilizada é a de se medir quantas atividades são necessárias para atingir entregas em vendas. Isso é particularmente útil para atrelar produtividade à lucratividade, ao se estipular metas operacionais que direcionem o time de vendas a atingir as metas financeiras, através do volume de trabalho.

A Regra dos Dois Minutos

A regra dos dois minutos é um conceito que faz parte do método Getting Things Done, de David Allen. Esta regra tem como foco evitar a procrastinação de atividades simples ao longo do dia, que podem acabar se acumulando e se tornando uma verdadeira bola de neve.

A regra dita que, se uma atividade pode ser cumprida dentro de dois minutos, ela precisa ser cumprida imediatamente. Um e-mail simples, responder uma mensagem ou entregar um documento são exemplos de atividades rápidas, que, se feitas na hora, não impactam no rendimento individual durante a execução das atividades mais complexas, que são aquelas que exigem mais de 2 minutos para serem cumpridas, e que, portanto, exigem algum planejamento.

Bem estar individual

Nenhuma dessas dicas de produtividade operacional surtirá efeito se os integrantes de sua equipe estão cansados ou sem energia. Manter o foco e concentração só é possível se estivermos em plenas condições de trabalho.

Por isso, dar nas mãos dos colaboradores as melhores condições possíveis de trabalho, desde ferramentas até a própria temperatura do ambiente, podem ser pontos chave para reduzir distrações ao longo da jornada.

Atualmente, muitas empresas têm estipulado políticas de descanso, intervalos para refeições além do almoço, ou até mesmo turnos de home-office. E isso não é por acaso! O entendimento é que ter funcionários 100% focados por períodos menores de tempo é mais lucrativo do que estender suas jornadas trabalhando com um baixo nível de entrega. Nesse cenário, o gestor de sucesso é aquele que consegue entender os limites de sua equipe e adequar a entrega esperada à esses limites!

Conclusão

Manter equipes em alta produtividade é uma tarefa complexa, que exige sinergia entre planejamento estratégico coletivo, por parte dos líderes, e organização individual por parte de cada um dos integrantes. E não há forma melhor de manter a sinergia entre pessoas do que com muita comunicação, não é mesmo?

Ter todos os processos, metas e resultados esperados documentados e definidos com clareza em ambas as pontas é a base para garantir que nada será perdido ao longo do caminho. Em equipes comerciais, o rendimento ao fim do mês pode depender disso, e, portanto, contar com ferramentas como o Nectar, que permitem esta organização e medição de resultados, pode ser a diferença entre chegar no dia 30 no vermelho, ou com as metas batidas!