O homem desde o seu surgimento sentiu uma necessidade de se comunicar. Logo depois, viu-se a necessidade em registrar tais informações e de documentar esses registros.

Com os surgimentos constantes de novas tecnologias no mundo atual, surgiu a necessidade de mudanças nas práticas e processos de produção e disseminação do conhecimento.

O avanço da internet possibilitou ao usuário um maior acesso, recuperação e disponibilização de informações e dados de forma prática e instantânea.

Em contrapartida, houve um crescimento desordenado de informações com a popularização da mesma, causando uma dificuldade na recuperação e organização das informações e documentos.

Mas afinal de contas...

Como entender o que é informação?

A informação é um conjunto de dados que podem gerar significados e se transformar em conhecimento. Ela está por toda parte, de forma acelerada, e na maioria das vezes em um volume tão grande que as organizações perdem o controle e é aí onde se instala o chamado caos informacional.

Com o “boom” da web 2.0, isso se intensificou e cada dia que passa, com as novas tecnologias que surgem a cada minuto, esse cenário se agrava devido a criação desses grande volume de dados. É necessário entender se toda essa informação gerada, produz os resultados esperados pela sua empresa.

Entender que a informação é um ativo de grande importância para a sua empresa, e em alguns cenários, pode ser o mais importante, é um primeiro passo para identificar a melhor forma de trata-la.

O Gerenciamento Informacional realizado pela Gestão por Processos pode ser o modelo ideal para o seu negócio!

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O que é Gestão de Processos?

O termo processo, dentre várias definições, designa um conjunto de atividades dentro de uma sequência lógica com o objetivo de alcançar um resultado final de algum serviço.

Tais processos podem ser processos jurídicos, processos empresariais, processos de uma determinada produção industrial, dentre vários tipos de processos. Uma das várias definições da palavra processo, podemos ver segundo o dicionário MICHAELIS (2009):

Processo: Série de ações sistemáticas visando a um certo resultado.

Os processos possuem grande valor para uma organização. Trabalhar dentro de uma visão de processos, fornece para a organização uma visão holística de suas atividades desenvolvidas, evitando:

  • Gargalos informacionais;
  • Otimizando o tempo do processo;
  • e com isso, gerando mais lucro.

A visão, a missão e os valores da organização são colocados em prática diante de uma visão de processos, fazendo com que os processos sejam ativos de grande importância dentro de uma organização, além de que, processos ajudam a visão estratégica das operações organizacionais.

O chamado redesenho de processo, visa refinar o processo atual e eliminar visivelmente as atividades diagnosticadas como não eficazes. Redesenhar o processo implica em:

  • Eliminar acumulo de burocracias;
  • Analisar os valores agregados;
  • Eliminar tarefas duplicadas; e
  • Diminuir o chamado “retrabalho”;

É possível simplificar os métodos utilizados pela empresa, identificar locais de erros, padronizar fluxos contínuos de atividades, identificar gargalos informacionais e diminuir o tempo de produção, acelerando a geração de resultados.

Dentro da implantação de uma gestão de processos na organização, as diretrizes do PMI (Project Management Institute) podem ser bem úteis e possíveis de serem aplicadas, visto que um novo projeto pode ser gerado.

Recomendo também a adoção de uma consultoria no mapeamento e aprimoramento de seus processos. Bons especialistas lhe trarão insights riquíssimos e pontos de melhoria bem definidos, te poupando de muita dor de cabeça.

É um investimento que vale a pena!

Dica de ferramenta para a modelagem de processos

Para a modelagem de processos, é muito utilizado hoje nas organizações o Bizagi Process Modeler, um software de uso gratuito, com uma interface fácil e interativa.

Essa ferramenta vem como formato padrão, o BPMN (Business Process Model and Notation) podendo ser exportados em vários formatos, dentre eles: png, bpm, svg ou jpg.

As funcionalidades das empresas dependem de como seus processos produzem os serviços ou produtos aos seus clientes, as estratégias, metodologias e o processo utilizado, refletem no produto final, e a gestão de processos visa a melhoria da qualidade dos serviços e a redução de custos para a empresa.