A rotina de quem trabalha em uma empresa competitiva é sempre frenética. São vários processos ocorrendo em paralelo e que dividem nossa atenção o tempo todo. Em meio a esse cenário, por muitas vezes, fica difícil definir a prioridade e ordem das atividades e isso acaba diminuindo sua produtividade e eficiência.
Ao final do seu dia parece que você trabalhou muito mas deixou as coisas importantes sem fazer. Estou certo?
Se sua resposta for um grande SIM, vou apresentar uma simples ferramenta capaz de te ajudar na organização de atividades, na definição de prioridades e no aumento de sua produtividade e eficiência.
A ferramenta para produtividade chama-se: Matriz de Eisenhower, Matriz de Priorização ou Matriz de importância x urgência.
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Veja nesse artigo:
- Matriz de importância x urgência
- Quadrante 4: Perda de tempo
- Quadrante 3: Interrupções
- Quadrante 1: Crise e Incêndios
- Quadrante 2: Valor e Resultados
- Retroalimente sua matriz
Matriz de importância x urgência
Essa ferramenta foi criada e usada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower e ficou famosa depois de ser utilizada no livro “7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen R Covey.
A matriz separa as atividades em quatro quadrantes, divididos pelo grau de urgência e importância de uma tarefa.
A partir destes dois conceitos é possível obter 4 combinações (quadrantes):
Mas antes de demonstrar a como essa ferramenta funciona, vamos entender melhor os conceitos de urgência e importância:
- Atividades urgentes: Tudo aquilo que deve ser feito o quanto antes, aquilo que não se pode deixar para depois.
- Atividades importantes: Tudo aquilo que realmente traz valor e que te ajuda a alcançar seus objetivos. São atividades com forte ligação com suas metas.
Quadrante 4: Perda de tempo
Considere primeiro as tarefas não importantes e não urgentes. Atividades assim devem ser descartadas, eliminadas completamente, excluídas do seu dia a dia, pois são, literalmente, perda de tempo.
Essas atividades são, por definição, não importantes (sem relevância) e não urgentes (podem esperar).
Logo, tais tarefas não geram resultados, sugam sua produtividade e tomam o precioso tempo tempo de sua equipe.
Um gerente inteligente não permite que sua equipe atue em uma atividade sem relevância e bons colaboradores não se desperdiçam tempo com tais tarefas.
Quadrante 3: Interrupções
Devemos também nos esforçar para reduzir a ocorrência de atividades não importantes, mas urgentes. Trata-se de todas as tarefas que não trazem valor, mas devem ser feitas.
Por exemplo, chamadas telefônicas e e-mail são, muitas vezes, tratados como urgentes, independentemente da sua importância.
É interessante alterar o seu ambiente para evitar interrupções e responder apenas em horas oportunas. Assim, atividades que supostamente eram urgentes são filtradas e não interrompem a sua produtividade e de sua equipe.
As suas reuniões são cansativas, pouco produtivas e os participantes faltam muito? Se sim, elas se encaixam neste quadrante e provavelmente vocês precisam repensá-las e reestruturadas.
Quadrante 1: Crise e Incêndios
Atividades importantes e urgentes devem ser tratadas conforme elas ocorrem.
Normalmente, aqui você vai ter reuniões de resultados, acidentes, problemas emergentes, projetos atrasados, entre outros. Muitas vezes, são tarefas importantes que foram mal planejadas e precisam ser realizadas sem atrasos.
Sua equipe não pode ignorar as crises, mas se ela gasta o tempo apenas lutando contra incêndios, então vocês precisam corrigir os fios defeituosos causadores desses incêndios.
Imagine uma empresa que atua com mensalidades. Vamos considerar que ela sofre com cancelamentos em massa e o consequente aumento do churn rate.
Nesse caso, a ação imediata é uma conversa para tentar reter o cliente.
Contudo, a longo prazo, deve-se atacar a raiz do problema: identificar a causa dos cancelamentos e atuar na satisfação e no sucesso do cliente (customer success).
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A melhor maneira de reduzir os eventos importantes e urgentes é sempre atacar a causa do problema. Por mais que seja custoso inicialmente, essa medida gera melhores resultados a longo prazo.
Quadrante 2: Valor e Resultados
As atividades importantes, mas não urgentes são as coisas mais importantes que você pode fazer em seu trabalho.
São as atividades que geram o crescimento e produzem valor para uma pessoa ou organização. Tais atividades foram planejadas e estão alinhadas às metas pessoais ou da empresa em questão.
Logo, quanto mais atividades desse quadrante você fizer, mais próximo de atingir os seus objetivos você estará.
A produtividade mora nesse quadrante!
Uma empresa que tem processos que priorizam tais atividades, possui:
- Funcionários mais satisfeitos;
- Maior produtividade; e
- Melhores resultados.
Resumindo, se você fizesse 25% a mais dessas atividades, você estaria 75% mais próximo dos seus objetivos.
Como gestor, você está em uma posição única para concentrar o trabalho de toda a sua equipe nas atividades importantes, mas não urgentes. Seu trabalho é blindar sua equipe de tarefas sem sentido (IV) e das interrupções (III). Você tem o poder para delegar as atividades, buscando otimizar o desempenho geral.
Os não viram benefícios imediatamente! Mas com o tempo, sua equipe será uma máquina de resultados.
Retroalimente sua matriz
Um vez que você entendeu os quadrantes e dividiu suas atividades dentro da Matriz de Eisenhower, é hora de colocar a mão na massa.
Realize as atividades e sempre atualize sua matriz com as novas atividades. Separe também um tempo para refletir se as atividades estão nos quadrantes corretos.
Quando confrontado com uma tarefa, pare e pergunte a si mesmo: “Estou fazendo isso porque é importante ou estou fazendo isso porque é apenas urgente?”
Por fim, vale lembrar uma citação atribuída ao filósofo e matemático grego Pitágoras:
“com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”