Produtividade no trabalho: guia para ser mais produtivo

A produtividade é certamente o termo mais referido e buscado atualmente.
Na macroeconomia, produtividade significa aumento da oferta agregada de uma nação.
No Business, produtividade significa maior taxa de aproveitamento do trabalho por tempo realizado.
Para as pessoas pode significar ganho de bem-estar, dinheiro, utilidade ou até mesmo felicidade. Mas a pergunta que paira na mente de qualquer trabalhador é:

Como ser mais produtivo no trabalho?

Bem, enquanto ainda não se tem notícias de uma maneira livre de erros para essa resposta, podemos adentrar mais esse universo a fim de buscar maneiras mais prováveis para aumentar nossos níveis de produtividade, e é para isso que esse guia servirá.

Dessa forma, a frase de Einstein “nenhum homem produtivo pensa como se estivesse escrevendo uma redação” nos traz uma importante reflexão, não devemos abandonar os aspectos subjetivos da produtividade.

Caro leitor, não adote esse guia como um dogma, hehe, o nome já sugere que você deve encará-lo como uma ferramenta, para que você possa adquirir conhecimento das suas próprias capacidades. Isso é extremamente importante, visto que mais importante que a adoção de mecanismos de automação, é o conhecimento do que está fazendo e desse jeito, ninguém e nenhum lugar nunca vai ser capaz de deter a sua produtividade.

Dito isso, vamos a 4 técnicas essenciais que devem orientar você em seu autoconhecimento:

1. Faça uma coisa de cada vez

Já te disseram isso antes né? Bem, se dividir em multitarefas raramente traz resultados tão satisfatórios quanto o que esperávamos. O que geralmente acontece nessas situações é a falsa sensação de produtividade, quando na verdade estamos nos enganando, mesmo se obtivermos sucesso nas tarefas do momento, geralmente queimamos mais “miolos” do que o necessário e como uma bola de neve esse hábito nos vai tirando disposição e nos dá a sensação de cansaço.

Isso ocorre porque o nosso córtex pré-frontal é a parte do nosso cérebro que é responsável pela nossa atenção e quando estamos fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, nossa atenção precisa ser dividida, forçando o córtex mais que o necessário. Assim, com o tempo ocorre um desgaste desnecessário nele o que pode causar dores de cabeça, alterações em nosso humor e claro, afeta nossa produtividade.

Portanto, desligue as notificações no celular e saiba administrar as interrupções que eventualmente vão acontecer, lembre-se que ser eficiente em coisas que você não deveria fazer é muito mais improdutivo do que fazer uma coisa de cada vez.

O que você pode fazer para ajudar nesse sentido é estipular os prazos das tarefas. Por exemplo, você define que cada tarefa deve durar 50 minutos, e a cada tarefa, você tira 10 minutos de descanso que pode ser usado para buscar água, ir ao banheiro e checar as mensagens no celular.

Com isso, seu cérebro entende como se esse descanso fosse uma recompensa e que para poder obter, é preciso focar na tarefa em questão.

2. Procure eliminar a tarefa mais difícil primeiro

A tarefa mais desafiadora do dia é a que devemos fazer antes. A razão disso é que geralmente, essa atividade não sai da nossa cabeça, o que nos causa um constante desconforto em menor ou maior grau, atrapalhando nossa produtividade no trabalho, às vezes até em nosso dia a dia, e em casos mais graves evoluindo para um quadro de ansiedade.

Além disso, encarar o monstro logo de cara pode ser extremamente prazeroso. Sim, a sensação de alívio e dever cumprido, mesmo quando não obtemos sucesso, vai alavancar a sua produtividade no dia pois ela eleva nossa moral pessoal. Portanto procure sempre escalar a montanha na parte da manhã, para que o resto do dia você possa enxergar de cima, e todos os desafios seguintes serão vistos como mais tangíveis.

Quando nos deparamos com grandes tarefas, somos tentados a deixar ela para depois, por ter a sensação de que é algo muito complexo.

O que você pode fazer na prática para concluir o quanto antes uma tarefa grande é desmembrá-la em partes pequenas.

Por exemplo, se eu quero escrever um livro preciso ir por partes para não enlouquecer com uma responsabilidade e tarefa tão grande.

Para escrever um livro eu posso fazer da seguinte forma:

Tarefa: Escrever um livro

• Sub tarefa 1: Escolher o assunto que desejo abordar
• Sub tarefa 2: Fazer pesquisa de referências e materiais de apoio
• Sub tarefa 3: Definir capitulos e nomes de capítulos
• Sub tarefa 3.1: Escrever capítulo 1
• Sub tarefa 3.2: Escrever capitulo 2
• Sub tarefa 4: Escrever conclusão
• Sub tarefa 5: Procurar parceiros e fornecedores

É claro que esse é apenas um exemplo, mas é basicamente assim que você pode fazer com as demandas grandes. Algo interessante de se fazer é estipular prazos de conclusão de cada tarefa.

3. Utilize ferramentas

As ferramentas são ótimas formas de otimização de tempo em qualquer forma de trabalho e nós não devemos ter medo de nos relacionar a novas formas de tecnologia que podem nos ajudar a aumentar a produtividade. Entretanto, atenção para não se tornar dependente de uma ou outra ferramenta, lembre-se que sua produtividade depende do seu autoconhecimento, portanto utilize-se apenas como meios auxiliares.

Algumas ferramentas mais comuns e muito úteis são, por segmento:

-Agenda: Trello, aplicativo gratuito que te ajuda a organizar suas tarefas e atividades.

-Comunicação: Slack, ótima forma de comunicação empresarial, simples e intuitivo, trabalha por canais e pode ser dividido por departamentos.

-Tarefas: Taskboard, diferente do Trello, ele é específico para trabalho e bem simples e fácil de organizar atividades diárias.

Evite usar o whatsapp para gerenciar sua comunicação pois sabemos que ele nos distrai bastante já que envolve nosso lado pessoal, entretanto se necessário, lembre-se de desligar as notificações de grupos e definir no seu status que você está em horário de trabalho.

4. Faça pausas

Como eu comecei a falar no ponto 1, interromper o ciclo de trabalho é extremamente produtivo, principalmente após a execução de uma tarefa para outra, isso ajuda seu córtex frontal a desligar sua atenção de um problema e tempo para imaginar o próximo. Por isso, mesmo pausas de 1 minuto frente ao computador para esticar o corpo e respirar fundo, são comprovadamente muito eficientes para seus níveis produtivos.

Coffee Breaks, pausa para o lanche ou simples fato de andar até um local arejado, te ajuda na circulação de sangue e oxigenação do cérebro, trazendo conforto mental e físico, muito importantes para o seu desempenho no trabalho, e é claro aumento de produtividade.

Além disso, beba água! Todos sabemos como precisamos de água, entretanto na correria do dia a dia é fácil esquecer de fazê-lo, acarretando em desidratação, dores de cabeça e logo diminuição da sua produtividade.

Utilize apps para controlar seu consumo de água, existem meios muito interativos como o Hydro e WaterBalance. Uma dica pessoal, é que você mude o nome da sua operadora que liga todos os dias te oferecendo promoções para BEBER ÁGUA, e sério, funciona mesmo! :D

Dica extra: se o seu trabalho permitir, ouça música. É comprovado cientificamente que a música incentiva no nosso cérebro a liberação de hormônios como ocitocina e dopamina que nos trazem prazer. E tudo que queremos para ser mais produtivo no trabalho é trabalhar com prazer.

Agora você já tem uma base para se conhecer melhor e escolher os melhores métodos para aumentar seu nível de produtividade. Selecione o que funciona para você, não se esqueça de se hidratar e bora atingir nossos objetivos!