Implantação de sistemas: O guia do implantador

Implementar novos sistemas é uma fase crítica para as organizações. Isso porque as mesmas buscam melhorar suas operações e permanecer competitivas no ambiente empresarial acelerado de hoje.

A implantação bem-sucedida de sistemas pode impactar bastante a eficiência e eficácia de uma organização. O sucesso do uso de um novo software é diretamente ligada ao seu uso contínuo. O uso contínuo só é possível se os novos usuários tiverem confiança para acessar e alimentar essa ferramenta. Dessa forma o primeiro passo para esse sucesso é uma excelente implementação.

Este artigo irá aprofundar dentro das melhores práticas para a implementação de sistemas. O foco desse conteúdo que você lerá está na importância do planejamento adequado, comunicação, treinamento e avaliação ao longo do processo de implantação.

Além disso, vamos destacar o papel crucial de um implantador na supervisão do processo de implantação e garantir um resultado bem sucedido.

Vamos nessa!⚡

O que é a implementação de sistemas / software?

Assim que um produto é comprado, o primeiro passo é entender como é o funcionamento deste, com um software não é diferente.

É de extrema importância entender além de seu objetivo principal, o funcionamento e como é feita sua utilização. Somente assim o é resultado entregue, ponto esse que possivelmente foi um dos principais para adquirir esse sistema.

Vamos começar pela jornada deste usuário? 😄

Imaginamos que neste momento ele efetuou a compra desse “serviço”. Até o momento o único elo entre novo usuário e sistema é um consultor comercial. Isso porque ele quem apresentou cada vantagem de seu produto e como ele iria auxiliar no processo desse cliente.

Mas nesse momento o consultor já não acompanhará tão de perto os usuários, e com isso, temos a figura do Implementador! Para que essa experiência não seja desgastante ao cliente, precisando repetir tudo que foi dito durante a negociação.

O ideal é que consultor e implementador tenham uma excelente comunicação interna. Assim, ficará simples de explicar o que o novo usuário / cliente necessita.

Importância da Implementação de sistemas

A implantação de sistemas desempenha um papel fundamental no sucesso global das implementações tecnológicas dentro das organizações.

Envolve o processo de instalação, configuração, teste e integrações de novos sistemas na infraestrutura existente. A implantação adequada garante que o novo sistema funcione conforme o objetivo, atenda aos requisitos da organização e ofereça os benefícios esperados.

Planejamento e Implementação de sistemas

A implantação efetiva do sistema começa com um planejamento abrangente. Um plano bem planejado serve como um roteiro para o processo de implementação, destacando os principais marcos, tarefas, cronogramas e responsabilidades.

Ao criar um plano de implantação detalhado, a empresa pode antecipar desafios potenciais e alocar recursos de forma eficaz. Além disso, consegue mitigar riscos que possam surgir durante a fase de implantação.

Engajar todas as partes interessadas no processo de planejamento é essencial para garantir o alinhamento e o compromisso com as metas de implantação.

Ao envolver pessoas-chave de diferentes departamentos, as empresas podem reunir informações valiosas. Ainda podem identificar possíveis bloqueios futuros e promover uma abordagem colaborativa para a implantação de software.

Passos para o sucesso da implementação

1º passo: reunião de alinhamento interno

É fundamental nesse momento é realizar uma reunião de alinhamento interno.

Nela, todas as dores que foram percebidas na trajetória de compra devem ser levadas em consideração e entendidas por essa nova pessoa envolvida.

É aqui onde o consultor deve ser claro naquilo que indicou ao cliente. Se a reunião não é algo viável, é de extrema importância um documento detalhando essa fase. Esse documento pode ser um e-mail, um formulário ou até mesmo uma ligação telefônica.

O fato é: mostrar ao implementador tudo que foi acordado, para que não haja quebra de expectativa ou contradição.

2º passo: passagem de bastão

Passado o entendimento, chega o momento de uma apresentação formal. Esse movimento é basicamente é chamado de passagem de bastão.

Ok, mas o que isso significa? Passagem de bastão nada mais é do que continuar sendo acompanhado dentro de um processo, só que por outra pessoa. No caso, uma pessoa "passa o bastão" do acompanhamento para a outra.

Com isso, é crucial a apresentação entre todos os participantes dessa etapa é estabelecida, bem como os canais de comunicação entre eles. Esta reunião pode acontecer entre: cliente, consultor e implementador. Para que todas as dúvidas desse projeto sejam eliminadas, e o entendimento de tudo que há para ser feito seja alinhado. E claro, é o momento de ouvir do próprio cliente sobre suas expectativas.

Aqui na NectarCRM chamamos esse passo de kick off! Isso mesmo, pontapé, uma reunião entre Sales rep, implementador e cliente. Nela é realizada a apresentação do escopo, a solicitação de informações úteis e apresentação das pessoas envolvidas, gerando proximidade.

3º passo: mão na massa!

Com algumas informações sobre o cliente em mãos, e todo cronograma pré-definido é a hora de “pôr a mão na massa”. Isso irá depender de cada sistema, e tipos de operações comerciais. Mas aqui inicia as configurações primárias conforme acordado.

Até aqui nota-se uma estrutura adaptável a todos os processos e sistemas. De agora em diante já não existe uma “receita de bolo”, ou seja, algo 100% replicável. Tudo dependerá de quais os próximos passos do sistema e da operação, ok?

No entanto, ainda existe um passo que liga diretamente ao primeiro parágrafo deste artigo: o sucesso. O treinamento das pessoas que utilizarão essa ferramenta deve ser feita baseada completamente nas características configuradas para a operação.

É necessário mostrar o que ele faz para aquela operação em si, como funcionará de fato para ela!

Somente assim você gerará valor ao trabalho de configurações realizado e necessidade de uso.

Vou mostrar um exemplo disso:

Você vem até mim com o seguinte problema: “Sempre que bebo café em copo plástico queimo a ponta dos dedos.” Bom, eu te ofereço uma xícara! Digo que ela irá resolver seu problema de uma vez por todas! E em seguida te passo para o setor de implantação de uso de xícaras.

O implementador conhece seu problema e conhece a solução indicada (excelente, passo 1 realizado!). Depois chega o momento de te mostrar como usar a xícara.

Ele então te diz:

• Esta xícara possui uma alça em porcelana;
• Ela foi fabricada no Brasil;
• Pode ser utilizada para transportar materiais líquidos.

E te entrega aquele produto!

Bom, ele explicou muito bem o que é a xícara e como pode ser usada… Mas não resolveu seu problema. Com isso um ótimo implementador faria o seguinte:

• Esta xícara possui uma alça em porcelana;
• Ela foi fabricada no Brasil;
• Pode ser utilizada para transportar materiais líquidos como o café, que é seu maior interesse;
• Para que você possa desfrutar de um café quentinho sem se preocupar em queimar os dedos, basta despejar o café. Em seguida você deve segurar em sua alça. Dessa maneira seus dedos ficarão longe da superfície que ficou aquecida!

Viu como este mostrou os detalhes de seu produto, mas muito mais que isso, mostrou como o produto é útil para aquele usuário?

Uma implementação de sucesso consiste nisso!

Os novos usuários precisam enxergar seu processo dentro do sistema para que faça sentido utilizarem aquele novo software. Caso contrário só será um período de cansaço para aprender algo que não se sabe ao certo “para quê”.

Depois da implementação também existe um passo a passo para o pós, o acompanhamento e verificação da eficácia dessa nova ferramenta, mas isso é assunto para um próximo artigo, ok?

Se você deseja implementar um sistema de CRM dentro da sua empresa, nós conseguimos te ajudar!

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Um abraço e até o próximo conteúdo!