Gestão do tempo e produtividade para gestores

Quando pensamos em produtividade relacionada ao ambiente de trabalho, sempre nos vem à mente aquela pessoa que é a primeira a chegar e a última a sair, certo? Acreditamos que por passar um longo período trabalhando, aquela pessoa consegue produzir mais que os outros.

Mas essa pode não ser a realidade.

Uma pessoa produtiva, de fato, é aquela que consegue fazer mais, consumindo menos recursos. O tempo é um recurso bem valioso que entra nessa equação!

Ou seja, uma pessoa que trabalha 6h por dia, pode ser mais produtiva que uma pessoa que trabalha 8h. Se ela consegue realizar as mesmas atividades em menos tempo, ela poupou um recurso que pode ser destinado para a realização de outras atividades, o que garantirá uma maior produtividade diária.

Não vamos entrar no mérito da qualidade na realização das atividades, já que não podemos esperar menos que profissionalismo e responsabilidade na realização das respectivas funções.

Então, o que conta aqui é a otimização e priorização do tempo para a realização das tarefas diárias. Nesse ponto, algumas técnicas e ferramentas podem fazer toda a diferença no alcance desses resultados.

Falando especificamente dos gestores de áreas, ser produtivo é fundamental para o cumprimento de todas as funções, já que além das atividades pessoais o gestor também precisará coordenar as atividades do seu time.

Nada como uma agenda organizada para comportar todas as reuniões, não é mesmo?

Pensando nisso, nesse artigo vamos trazer algumas dicas práticas para que você, gestor, possa tornar seu alto volume de atividades gerenciável e ser mais produtivo.

Vamos conferir?

1. To do list

Se você ainda não tem o hábito que anotar tudo o que precisa ser feito diariamente, seja em uma agenda comum ou em um app, esse é o passo inicial ideal para quem quer melhorar a produtividade. A boa e velha to do list tem o seu espaço garantido quando o assunto é produzir mais.

Inicie o dia se preparando para ele!

Saiba tudo o que você deverá realizar naquele dia e o que precisará para concluir cada tarefa.

Por exemplo, se você tem uma reunião com o seu time para apresentar os resultados semanais no final do dia, reserve um período na sua agenda na parte da manhã para a extração dos dados e a preparação da reunião. Estipule um período para a conclusão dessa tarefa e durante esse tempo foque nisso. Assim, quando o horário da reunião chegar, você já estará preparado para concluí-la com êxito.

Sabemos que gestores possuem uma agenda bem imprevisível com reuniões que podem surgir de uma hora para a outra, por isso, quanto mais previsibilidade você trouxer para o seu dia, programando aqueles afazeres de rotina, mais assertivo você será em suas ações, mesmo quando algum imprevisto surgir.

Caso ao final do dia você esteja muito cansado para se dedicar à preparação da agenda do dia seguinte, separe a primeira hora do seu dia para isso.

Anotar e conseguir visualizar todas as tarefas é essencial para não esquecer nada, assim como saber o que deve ser priorizado, que é o nosso próximo ponto.

2. Priorize

Dedique o seu melhor tempo e esforço para as atividades mais importantes do seu dia.

Se você produz mais e melhor no período da manhã, então reserve esse período do seu dia para as funções mais árduas e que irão exigir mais dedicação.

As atividades secundárias, como está implícito, podem ser deixadas para um segundo momento.

Existem várias técnicas que podem ser aplicadas aqui, mas quero deixar claro que a melhor técnica ou estratégia é aquela que você coloca em prática e funciona para a sua realidade.

Não adianta consumir vários materiais com dicas, hacks, métodos para priorizar, gerir melhor o tempo e conseguir desafogar aquela agenda cheia de tarefas acumuladas e atrasadas, se você não testar e reconhecer qual irá melhor se adequar ao seu perfil e deixar que isso se torne um hábito.

Portanto, não importa se você vai seguir a Matriz de Eisenhower ou o Método GTD, o imprescindível é encontrar algo que você consiga incorporar à sua rotina, combinado?!

3. Reunião

Se você é gestor e chegou até esse ponto, aposto que tem uma reunião marcada em sua agenda que começará em alguns minutos, acertei?

Reunião com o time, com outros gestores de área, com cada membro do time individualmente, com a diretoria, parceiros… Gestores podem passar o dia saindo e entrando em diferentes reuniões. Por isso, esse é um dos pontos que demandam uma enorme atenção caso o objetivo seja o aumento da produtividade.

Coloque em prática essas dicas para fazer com que suas reuniões sejam eficientes e produtivas:

• Tenha certeza que a reunião é indispensável. Caso seja algo que poderia facilmente ser resolvido com o envio de um e-mail, não hesite em enviá-lo. Isso poupará o seu tempo e dos demais participantes também;

• A reunião é indispensável? Esteja com a pauta em mãos. Ir para o bate papo preparado, com todos os pontos que serão discutidos já previamente definidos, evitará desvios no assunto tornando o encontro eficaz e produtivo;

• Falando em desvios, evite conversas que fujam do assunto da reunião ou que não agreguem ao tema que está sendo tratado;

• Defina um horário de início e fim. Ser pontual e ater-se ao período estabelecido para o encontro fará com que as demais atividades do seu dia não sejam prejudicadas com os atrasos.

• Precisou desmarcar algum compromisso? Utilize esse tempo livre para adiantar alguma tarefa ou finalizar aquelas que estão atrasadas, lembrando de dar prioridade ao item mais urgente do que ainda está por fazer.

4. Fuja das distrações

Quem nunca foi ver algo rapidinho em alguma rede social e quando percebeu já estava há 1 hora navegando por ali? As distrações minam o nosso tempo!

Hoje as redes sociais fazem parte do nosso cotidiano profissional. Fazemos conexões importantes no LinkedIn, realizamos um follow up pelo Whatsapp, postamos conteúdo no Instagram. Estar online, ou disponível, o tempo todo pode acabar com o foco na hora de realizar determinadas atividades, mas caso isso seja fundamental na sua função, determine curtos períodos de tempo para checar as redes. Aqui também entra a dica da priorização, responda apenas aquilo que for realmente urgente e deixe o que não for prioritário para um momento posterior.

O gestor é uma figura dentro das empresas que precisa estar disponível para atender às demandas dos membros do seu time, logo, pode ser o alvo de constantes interrupções que interferem na produtividade. Alguns passos podem minimizar essa distração:

• Compartilhe sua agenda com todo o seu time;

• Se assegure de mantê-la atualizada;

• Marque o grau de prioridade da suas atividades (vermelho - alto, amarelo - médio, verde - baixo). Assim, todos saberão quando você estará realizando algo significativo e poderão escolher o melhor momento para “interrompê-lo”;

• Delegue as funções que podem ser delegadas, assim você ganhará tempo e os membros do seu time poderão contar com outras pessoas na hora que precisarem resolver algo.

5. Ferramentas

Gerenciar bem o tempo não é algo tão simples assim, mas nem tudo está perdido. Hoje existem incontáveis ferramentas que poderão ser grandes aliadas na hora de alcançar esse objetivo.

Se você é um gestor comercial, por exemplo, poderá encontrar um desses aliados na sua plataforma de CRM. Sabemos que a extração e análise dos indicadores da sua operação é algo primordial. Logo, obter dashboards com indicadores compilados de forma simples e rápida pode ser um grande diferencial, já que permitirá a visualização descomplicada dos números do seu time e a tomada de decisões assertivas baseadas em dados fidedignos.

Trello, Asana, Meetime…Vale entender qual a sua principal demanda e conferir quais opções disponíveis no mercado melhor irá supri-la.

6. Golden tip

Pare e respire!

Isso mesmo! Na gestão do seu tempo e atividades diárias, separe um tempo para “parar e respirar”. Nessa hora você poderá se alongar, ouvir uma música ou podcast, ler um trecho do livro da vez ou um artigo, mas o que vale aqui é relaxar por alguns minutos, recarregar as energias e se livrar da carga de estresse causada pela pressão das funções.

Saiba interpretar os sinais que o seu corpo está emitindo quando um break está sendo requisitado. Manter a saúde (do corpo e da mente) em dia é essencial para uma carreira produtiva e bem sucedida.