Saiba o que é BPO e quais as vantagens dessa estratégia?

BPO significa Business Process Outsourcing. É uma estratégia de terceirização largamente utilizada em manufaturas (um exemplo clássico é a Coca-Cola). Está em constante crescimento dentro das empresas de serviços, principalmente do setor de Tecnologia da Informação.

Mas como usar BPO efetivamente? Como essa estratégia funciona? Quais as vantagens ao implementá-lo?

Neste artigo, vamos explorar os riscos e desafios do BPO e como essa prática pode revolucionar a forma como sua empresa opera. Você verá os seguintes tópicos ao longo deste conteúdo:

  • O que é BPO?
  • Áreas terceirizáveis
  • 4 principais benefícios do BPO
  • 1 - Aumento de produtividade e desempenho
  • 2 - Redução de custos e aumento do lucro
  • 3 - Qualidade nos processos
  • 4 - Relatórios e mensuração
  • BPO é para mim?

Vamos nessa?🚀

O que é BPO?

BPO é a sigla em inglês para Business Process Outsourcing ou, em português, Terceirização de Processos de Negócio.

Nada mais é do que uma estratégia de terceirização dos processos secundários e da gestão de certas funções administrativas. Essas funções são indispensáveis para o funcionamento de uma organização.

Dividimos os processos em duas partes. Primeiramente, naqueles que fazem parte da essência (core business) da organização. Já no segundo tópico, aqueles que apoiam as atividades-fim da empresa e são terceirizáveis por meio do BPO.

Ok, pessoal, não entendi muito bem na prática...🧐

Para entender isso melhor, vejamos um exemplo:

Imagine que você possui uma empresa que produz calçados que requer o recrutamento de novos funcionários e a aplicação de treinamentos frequentemente.

Para que esses processos ocorram, a empresa deve disponibilizar e manter diversos recursos humanos e materiais que poderiam ser aplicados nos processos centrais.

Dependendo do esforço necessário nessas atividades e o nível de qualidade apresentada, seria interessante utilizar o Business Process Outsourcing.

Tais atividades ficariam na responsabilidade de uma empresa especialista em recrutamento e treinamento de funcionários, promovendo:

  • a redução nos custos;
  • um aumento na qualidade do serviço;
  • e um maior foco da instituição na produção dos calçados (atividade-fim).

Como você pode perceber, o BPO pode se diferir bastante da terceirização tradicional.

A terceirização tradicional promove apenas a entrega de mão de obra simples por parte de uma empresa (limpeza, transporte, manutenção). Já o BPO, Business Process Outsourcing, comporta todos os elementos de um processo interno.

Outra característica do BPO é a busca pelo aprimoramento e automação de processos.

Muitas vezes, ocorre a adoção de hardwares e softwares específicos. Um exemplo disso é o CRM, ERP entre outros para a automação dos processos e a melhoria do desempenho.

Áreas terceirizáveis

As áreas terceirizáveis de uma empresa variam conforme a área de atuação dela. Aqui vão alguns exemplos dos processos que são bem comuns em serem terceirizados:

  • Elaboração de Treinamentos;
  • Recrutamento;
  • Finanças;
  • Atendimento ao cliente (call center);
  • Auditoria dos processos e contas;
  • Gerenciamento de documentos;
  • Infraestrutura e softwares.

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4 principais benefícios do BPO

O serviço de BPO (Business Process Outsourcing) é uma estratégia que, embora ofereça inúmeros benefícios, pode ser desafiadora de implementar.

Esse desafio se deve a vários fatores cruciais. Primeiramente, é necessário que haja uma demanda consistente para justificar a terceirização dos processos.

Além disso, é fundamental que os processos internos da empresa sejam bem definidos e estejam em um estágio de maturidade avançado.

Isso significa que a empresa precisa ter procedimentos claros e eficientes, que possam ser facilmente transferidos e gerenciados por um provedor externo.

Apesar disso, possui diversos benefícios que podem ser um diferencial em uma organização. Vejamos alguns deles:

1 - Aumento de produtividade e desempenho

Ao adotar essa abordagem, os funcionários podem se concentrar exclusivamente nas atividades principais da empresa, sem a distração de tarefas secundárias.

A equipe então pode dedicar todo o tempo e esforço às atividades mais críticas e estratégicas.  Isso trará aumento da eficiência e a qualidade do trabalho realizado.

Essa postura oferece uma vantagem competitiva significativa. Muitas organizações ainda lutam com equipes que precisam desempenhar múltiplas funções, muitas vezes não especializadas e menos produtivas. Na sua empresa será diferente! Ela se destacará por ter uma equipe focada e especializada.

Isso não só melhora a produtividade e a qualidade dos resultados, mas também promove um ambiente de trabalho mais organizado e motivado. Nesse cenário cada membro da equipe pode contribuir com o máximo de suas habilidades e conhecimentos.

2 - Redução de custos e aumento do lucro

Embora o custo inicial da terceirização possa ser alto, essa estratégia elimina departamentos e funcionários ineficientes. Resultado? Uma significativa redução de custos a longo prazo.

Além disso, a terceirização aumenta a qualidade dos serviços prestados, porque permite que especialistas se concentrem em áreas-chave. Com processos mais eficientes e de alta qualidade, a empresa pode aumentar sua lucratividade de maneira sustentável e contínua.

3 - Qualidade nos processos

A terceirização por BPO (Business Process Outsourcing) envolve a contratação de profissionais especializados que utilizam métodos e tecnologias apropriadas para otimizar seus processos. Ok, pessoal, e o que isso vai promover? Uma alta qualidade nas operações, claro!

Além disso, ao permitir que a empresa se concentre no seu core business, a terceirização pode resultar em melhorias significativas nos processos centrais. Esse foco renovado nas atividades principais aprimora a eficiência e a qualidade dos serviços essenciais. Também fortalece a posição competitiva da empresa no mercado.

4 - Relatórios e mensuração

No acordo entre a empresa que terceiriza um processo e a prestadora de serviços, são definidos o desempenho esperado. Também são especificados os relatórios necessários. Além disso, são estabelecidas as métricas, como KPIs e SLA, que serão usadas para monitorar o desenvolvimento do serviço. Isso dá aos gestores uma forma de monitorar os resultados de forma eficiente.

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BPO é para mim?

Por mais que uma empresa não utilize o BPO ou não pretende implementá-lo, ela pode usar os conceitos que fundamentam essa estratégia. Assim desenvolverá ações com objetivos e benefícios semelhantes.

Por exemplo, o aumento de qualidade e eficiência dos processos é conseguida através de 3 pilares:

  • Metodologia;
  • Ferramentas tecnológicas; e
  • Profissionais especialistas focados em um processo.

Portanto, é possível aplicar esses conceitos em uma empresa sem necessariamente terceirizar alguma área de uma empresa.

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Um abraço e até o próximo conteúdo!⚡